- ระบบและวิธีการเชิงระบบ
- ระบบสารสนเทศ
- องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ
- ขั้นตอนการจัดระบบสารสนเทศ
- ประเภทของระบบสารสนเทศ
- ข้อมูลและสารสนเทศ
...........................................................................
1.ระบบวิธีการเชิงระบบ
ความหมายของระบบ
1. ระบบ (system) หมายถึง โครงสร้างหรือองค์ประกอบรวมทั้งหมดอย่างมีระบบ แสดงให้เห็นความสัมพันธ์ภายในของส่วนประกอบต่างๆ แต่ละส่วนและต่อส่วนรวมทั้งหมดของระบบอย่างชัดเจน
2. ระบบ (system) หมายถึง การรวบรวมส่งต่างๆ ทั้งหลายที่มนุษย์ได้รอกแบบและสร้างสรรค์ขึ้นมาเพื่อสามารถนำสิ่งเหล่านั้นมาจัดดำเนินงานให้บรรลุผลตามเป้าหมายที่วางไว้
3. ระบบ (system) หมายถึง ผลรวมขององค์ประกอบย่อย ๆ ที่มีเอกลักษณ์เป็นของตนเองและมาประกอบรวมกันเป็นระบบเพื่อทำหน้าท่บางอย่าง อาทิเช่น ร่างกายมนุษย์ สงคมมนุษย์ พืช รถยนต์ ฯลฯ
4. ระบบ (system) หมายถึง วิธีการใดๆที่ได้รับการจัดไว้อย่างเป็นระเบียบเพื่อเป็นหลักให้สมารถทำสิ่งหนึ่งสิ่งใดให้บรรลุเป้าหมาย ซึ่งอาจจะเป็นเป้าหมายในวงกว้างหรือในวงแคบๆ ก็ได้
5. ระบบ (system) หมายถึง ผลรวมของหน่วยย่อยซึ่งทำงานเป็นอิสระจากกันแต่มีปฏิสัมพันธ์กันเพื่อให้บรรลุตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้
6. ระบบ (system) คือ ส่วนรวมทั้งหมดซึ่งประกอบด้วยส่วนย่อยหรือส่งต่างๆ ที่มีความสัมพันธ์กันอาจจะเกิดโดยธรรมชาติ เช่น ร่างกายมนุษย์ซึ่งประกอบด้วยระบบการหายใจ การย่อยอาหาร ฯลฯ โดยแต่ละระบบต่างทำงานของคนแล้วมามีปฏิสัมพันธ์กัน เพื่อให้ร่างกายสามารถดำรงชีวิตอยู่ได้ หรือเป็นสิ่งที่มนุษย์ออกแบบและสร้างสรรค์ขึ้นอย่างมีระเบียบแล้วนำส่งเหล่านั้นมารวมกันเพื่อให้การดำเนินการบรรลุไปได้ความจุดหมายที่วางไว้
กล่าวโดยสรุประบบ คือ การรวบรวมส่วนประกอบต่างๆที่มีความสัมพันธ์กันภายในและมีปฏิสัมพันธ์กันโดยส่วนประกอบทั้งหลายนั้นจะร่วมกันทำงานอย่างเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน เพื่อให้การดำเนินงานนั้นบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้
ความหมายของวิธีการเชิงระบบ
วิธีการเชิงระบบหรือเทคนิคเชิงระบบ ( System Apporach ) หมายถึง วิธีการนำเอาความรู้เริ่องระบบเข้ามาเป็นกรอบช่วยในการค้นหาปัญหา กำหนดวิธีการแก้ปัญหาและใช้แนวทางความคิดเชิงระบบช่วยในการตัดสินใจแก้ปัญหา ( อุทัย บุญประเสริฐ , 2539 : 20 )
วิธีระบบหรือวิถีระบบ (systems Approach) ความหมาย กระบวนการที่ทำให้บรรลุผลสำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลต่อผลลัพธ์ที่กหนดซึ่งอยู่บนพื้นฐานหลักการความต้องการเป็นรูปแบบหนึ่งของการแก้ปัญหา เชิงตรรถวิทยา เช่นเดียวกับวิธีการทางวิทยาศาสตร์ เป็นกระบวนการที่ระบุความต้องการ หรือมีการเลือกปัญหา คำตอบ หรือข้อแก้ไขปัญหาต่างๆ และได้รับการเลือกจากตัวเลือกและวิธีการต่างๆ และใช้มรรควิธีต่างๆ ซึ่งได้รับการปรับใช้แล้วผลลัพธ์ที่ได้จะต้องมีการประเมินผล และการปรับปรุงแก้ไขตามที่กำหนดต่อส่วนต่างๆ ของระบบ ได้รับการดำเนินการจาสามารถบำบัดความต้องการ หรือความจำเป็นได้สั้นเชิง
ระบบเป็นระบบวิธีการแก้ไขด้วยตนเอง เชิงตรรกวิทยาสำหรับการตัดสินใจที่ใช้ในการออกแบบและพัฒนาสรรพส่งที่มนุษย์ทำขึ้นยุทธิวิธีของระเบียบวิธีนี้ประกอบด้วยหลักการวัตถุประสงค์การประกอบกิจ การจำแนกหน้าที่และองค์ประกอบต่างๆ การจัดเวลาการฝึกระบบและการทดสอบระบบ การติดตั้งและการควบคุมเชิงคุณภาพ
วิธีระบบเป็นกระบวนการทางวิทยาศาสตร์ที่มีการกำหนดปัญหาสมมติฐานการวิเคราะห์ข้อมูลและการดำเนินการทดลองชั้นนำไปสู่การสรุปผลที่เหมาะสม เพื่อการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น ถ้าผลสรุปหรือผลลัพธ์ที่ได้มาเป็นสิ่งที่คาดว่าจะได้ผลดีก็จะถูกนำมาทดลองใช้ แต่ถ้ายังไม่สามารถแก้ปัญหาได้ก็จะต้องมีการทดรองมาสังเกตใหม่จนกว่าจะได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง Henry lenman (อ้างถึงใน สุรพันธ์ ยันต์ทอง 2533 : 60 ) ได้ให้อธิบายความหมายของวิธีการเชิงระบบไว้ดังนี้
1. เป็นวิธีการแก้ปัญหาที่นำเอาวิธีการทางวิทยาศาสตร์มาใช้
2. เป็นวิธีการพัฒนาการแก้ปัญหา ที่กระทำอย่างเป็นระบบ เป็นขั้นเป็นตอน
3. เป็นกระการที่ขจัดความลำเอียง โดยไม่ยึดถือเอาความคิดของคนใดคนหนึ่งมาตัดสิน โดยไม่มีเหตุผลเพียงพอ
4. เป็นวิธีการแก้ปัญหาเป็นขั้นๆอย่างมีเหตุผล
5. เป็นการดำเนินงานโดยกลุ่มบุคคล ไม่ใช่คนใดคนหนึ่งแต่เพียงผู้เดียว
6. มีการวางแผนล่วงหน้าก่อนการดำเนินการแก้ปัญหาทุกครั้ง ว่าจะดำเนินการที่ละขั้นอย่างไร และเมื่อกำหนดแล้วจะไม่มีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขภายหลัง หรือไม่ดำเนินการตามขั้นตอนที่กำหนดไว้เป็นอันขาด นอกจากเป็นเหตุสุดวิสัย
7. ระหว่างการดำเนินงาน ถ้าต้องมีการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นในระบบ ต้องแก้ไขทันทีให้เสร็จ แล้วจึงดำเนินงานขั้นต่อไป แต่ทั้งนี้ต้องอยู่ในแผนที่กำหนดด้วย
8. ไม่มีการบอกยกเลิก ยกเว้นข้ามขั้นหรือหยุดกลางคัน แล้วนำผลที่ยังไม่ได้ดำเนินการไปถึงจุดสุดท้ายเมื่อบรรลุวัตถุประสงค์ของการแก้ไขปัญหามาใช้เท่านั้น
ก่อ สวัสดิพานิช ( อัดสำเนา :16 ) ได้ให้ความหมายของทฤษฎีเชิงระบบว่า เป็นกลวิธีอย่างหนึ่งซึ่งใช้ในการวิเคราะห์ การออกแบบและการจัดการ เพื่อให้บรรลุจุดมุ่งหมายที่วางไว้อย่าง
สัมฤทธิ์ผลและมีประสิทธิภาพ
โชเดอร์เบคและคณะ ( Schoderbek and Othors ) เสนอว่า การแก้ปัญหาในปัจจุบัน จำเป็นต้องมองที่ระบบมากกว่าพิจารณารายละเอียดของแต่ละปัญหา ตัวอย่างการใช้ Systems Approach ในการแก้ปัญหา ได้แก่ ระบบการขนส่ง ต้องมีการออกแบบระบบทางสัญจรที่ดี ซึ่งจะช่วยลดการสิ้นเปลืองเชื้อเพลิงได้ หรือการออกแบบเครื่องบินที่สามารถบรรจุผู้โดยสารได้จำนวนมาก แต่สนามบินขาดสิ่งอำนวยความสะดวก ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมองปัญหาโดยรวมหรือที่เรียกว่า Systems view or Systems Approach นอกจากนี้เขายังได้ขยายความว่า วิธีการเชิงระบบ มีความแตกต่างกับ วิธีการเชิงวิเคราะห์ ( Analytical approach ) ตรงที่ วิธีการเชิงระบบเป็นกระบวนการแยกแยะจากส่วนรวมทั้งหมด ออกเป็นส่วนๆที่เล็กกว่า เพื่อให้เข้าใจการทำหน้าที่ของส่วนร่วม วิธีการเชิงระบบอยู่บนพื้นฐานของ ทฤษฎีระบบทั่วไป ซึ่งสัมพันธ์เกี่ยวข้องกับการรวมเอาแนวทางปฎิบัติต่างๆ ได้แก่ การวิจัยดำเนินงาน การวิเคราะห์ระบบ การควบคุมระบบ และวิศวกรระบบ มารวมกันเข้าเพื่อการแก้ปัญหาอย่างเป็นระบบ จากความหมายของนักการศึกษาหลายท่าน จึงอาจสรุปได้ว่า วิธีการเชิงระบบ ( Systems approach ) หมายถึง วิธีการทางความคิดที่เป็นรูปแบบ ซึ่งแสดงให้เห็นวิธีการแก้ปัญหาอย่างเป็นระบบ โดยเน้นการมองปัญหาอย่างองค์รวม ทั้งนี้รูปแบบของวิธีการหาความรู้เกี่ยวข้องโดยตรงกับการวิเคราะห์ สังเคราะห์และวางรูปแบบการดำเนินการ โดยต้องเกี่ยวพันกับรูปแบบปฎิบัติทั้งภายในและภายนอกโดยใช้ระบบเปิดเป็นพื้นฐานความคิด
ความสำคัญของวิธีการเชิงระบบ
ความสำคัญของวิธีการเชิงระบบสามารถสรุปได้ 4 ประการคือ
1. มีความสำคัญในฐานะที่เป็นวิธีคิดที่สามารถจัดการกับปัญหาที่มีความยุ่งยากซับซ้อนได้อย่างมีประสิทธิภาพ
2. มีความสำคัญในฐานะที่เป็นเครื่องมือส่งเสริมวิธีคิดของบุคคลทั่วไป
3. มีความสำคัญในฐานะที่เป็นเครื่องมือสำหรับพัฒนาองค์ความรู้ในศาสตร์สาขาแขนงต่างๆทั้งวิทยาศาสตร์
4. มีความสำคัญในฐานะที่เป็นเครื่องมือสำหรับการบริหารงานในองค์การหรือหน่วยงานด้านการวางแผน นโยบายและอื่นๆ
แนวคิดเกี่ยวกับองค์การแห่งการเรียนรู้
แนวคิดรวบยอดเกี่ยวกับองค์การแห่งการเรียนรู้นี้ได้รับอิทธิพลและเป็นที่สนใจมาตั้งแต่ผลงานเขียนของ เซนจ์ ในหนังสือชื่อ ศาสตร์สาขา ที่ห้า (The Fifth Discipline) ซึ่งตีพิมพ์เมื่อ ค.ศ. 1990 คำว่า องค์การแห่งการเรียนรู้ (Leaming Organization) เป็นปฎานเชิงยุทธศาสตร์ในการจับและแลกเปลี่ยนการเรียนรู้ (Capture and Share Learming) เพื่อประโยชน์ของแต่ละบุคคล กลุ่มบุคคลหรือ หมู่คณะและองค์การ ซึ่งทำได้โดยการผนึกกำลังและความสามารถร่วมกัน เพื่อรับรู้และตีความหมายสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนไป เพื่อให้ความรู้ให้โดยการเรียนรู้และการปลี่ยนแปลงการปฏิบัติและเพื่อแปรรูปความรู้นี้ออกมาเป็นผลผลิตให้ได้ เซนจ์ให้คำนิยามองค์การแห่งการเรียนรู้ไว้ว่าเป็นองค์การที่บุคคลขยายขีดความสามารถของตนอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้บังเกิดผลลัพธ์ที่ตนปรารถนาอย่างแท้จริง ที่กระบวนทัศน์การคิดใหม่และขยายขึ้นมีการหล่อหลอมที่ส่วนร่วมมีอิสรภาพและที่บุคคลกำลังเรียนรู้วีเรียนด้วยกันอย่างต่อเนื่อง เซนจ์ อธิบายรูปแบบ (Mode) ของศาสตร์ห้าสาขาที่อาศัยซึ่งกันและกัน ซึ่งจำเป็นสำหรับองค์การที่ติดตามการเรียนรู้อย่างจริงจัง โดยกำหนดให้การคิดเชิงระบบ ( System Thinking) เป็นศาสตร์ที่ห้า (The Fifth Discipline) เพราะเซนจ์เชื่อว่าการคิดอย่างมีระบบเป็นคานหมุน ( Pivotal Lever) ในกระบวนการเรียนรู้และการเปลี่ยนแปลง หลักการของ เซนจ์ โดยย่อมีดังนี้
1. การคิดเชิงระบบ (Systems thinking) คือ กรอบแนวคิดรวบยอดที่เห็นส่วนทั้งหมดมีความสัมพันธ์และกลมเกลียวซึ่งกันและกัน
2. การรอบรู้ส่วนบุคคล (Personal Mastery) คือ กระบวนการของการมีปณิธานต่อวิสัยทัศน์ความเป็นเลิศ และการเรียนรู้ตลอดชีวิต
3. วิสัยทัศน์ร่วมกัน (Shared Vision) คือ การแลกเปลี่ยนภาพพจน์แห่งอนาคตที่ต้องการให้เป็นจริงร่วมกัน
4. การเรียนรู้เป็นหมู่คณะ (Team Learning) คือ กระบวนการของการเรียนรวมกัน แนวคิดมี อยู่ว่า สองหัวดีกว่าหัวเดียว
5.รูปแบบทางจิตใจ (Meatal Modeis) คือ สมมติฐานที่หยั่งลึกอยู่ในใจที่มีอิทธิพลต่อทัศนะ
และพฤติกรรมส่วนบุคคลและส่วนองค์การ
ศาสตร์ทั้งห้าสาขาข้างบนทำงานร่วมกันเพื่อสร้างองค์การแห่งการเรียนรู้ คำเปรียบเทียบเพื่ออธิบายความกระจ่างของรูปแบบที่อาศัยทฤษฎีระบบเป็นฐานนี้ คือ DNA ( ดีเอ็นเอ ) ที่ควบคุมการทำงานของระบบร่างกายหรือการเขียนด้วยลายมือตนเองตลอด (Hologram) แต่ละสาขาเป็นรูปแบบของระบบที่ซับซ้อน และส่วนรวมมีค่ามากกว่าผลบวกของส่วนย่อย
ทฤษฎีระบบพื้นฐาน
ทฤษฎีระบบพื้นฐาน (Basic Systems Theory)ขององค์การซึ่งมี 5 ส่วน คือ ปัจจัยป้อนกระบวนการแปรรูป ผลผลิต ข้อมูลย้อนกลับ และสภาพแวดล้อม ดังภาพต่อไปนี้
1. ปัจจัยป้อน (Inputs) คือทรัพยากรที่เป็นบุคคล วัสดุอุปกรณ์ เงิน หรือข้อมูลที่ใช้ในการผลิตหรือการบริการ
2. กระบวนการแปรรูป (Transformation Process) จาการใช้เทคโนโลยีและหน้าที่ในทางการบริหารตัวป้อนนำไปสู่กระบวนการแปรรูป ในโรงเรียนปฏิสัมพันธ์ระหว่างนักเรียนกับครูเป็นส่วนหนึ่งของการแปรรูปหรือกระบวนการเรียนรู้ ซึ่งทำให้นักเรียนกลายเป็นพลเมืองที่มีการศึกษา ซึ่งสามารถทำประโยชน์ให้แก่สังคมต่อไป
3. ผลผลิต (Output) ได้แก่ ผลิตภัณฑ์และการบริการขององค์การ องค์การทางการศึกษาผลิตและแจกจ่ายความรู้
4. ข้อมูลย้อนกลับ (Feedback) คือ สารสนเทศเกี่ยวกับผลผลิตหรือกระบวนการขององค์การ ซึ่งมีอิทธิพลต่อการคัดเลือกตัวป้อนระหว่างวงจรต่อไป ข้อสารสนเทศเช่นนี้อาจนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงทั้งในกระบวนการแปรรูปและผลผลิตในอนาคต
5. สภาพแวดล้อม (Environment) สภาพแวดล้อมที่อยู่ล้อมรอบองค์การ ได้แก่ แรงผลักดัน (Forces) ทั้งด้านสังคม การเมือง และเศรษฐกิจ ที่มาปะทะกับองค์การ
ดังนั้นการสร้างกรอบแนวคิดให้องค์การเป็นระบบเปิด (Open System ) จึงเป็นแนวคิดรวบยอดที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งของทฤษฏีระบบองค์การที่เป็นโรงเรียนหรือสถานศึกษาทั้งหมดเป็นระบบเปิด
ขั้นตอนของวิธีการเชิงระบบ
วิธีการเชิงระบบมีขั้นตอนที่สำคัญเพื่อในการศึกษาวิเคราะห์เกี่ยวกับการบริหารและการแก้ปัญหา จึงขอนำขั้นตอนวิธีการเชิงระบบของนักการศึกษา 3 ท่านที่น่าสนใจคือ โอเบียน และ อุทัย
บุญประเสริฐ และ เฮนรี่ เลมาน ซึ่งมีขั้นตอนวิธีการเชิงระบบกล่าวคือ โอเบียน จากมหาวิทยาลัยอีสเทอร์นวอชิงตัน ได้ระบุไว้ในหนังสือ Management Information Systems : A managerial and user perspective ถึงวิธีการเชิงระบบกับการแก้ปัญหาโดยทั่วไปว่า วิธีการเชิงระบบคือการปรับ ( Modify ) วิธีการทางวิทยาศาสตร์ ( the scientific method ) ซึ่งเน้นที่การแก้ปัญหา โดยวิธีการเชิงระบบนี้มีกิจกรรมสำคัญ 7 สำคัญ ซึ่งสัมพันธ์กับการแก้ปัญหาทั่วๆไป โดยเปรียบเทียบให้เห็น ขั้นตอนทั้งสองส่วนคือ
1. ทำความเข้าใจปัญหา ระบุปัญหา/โอกาสในเชิงบริบทของระบบ
2. รวบรวมข้อมูลเพื่ออธิบายปัญหาและโอกาส
3. ระบุทางแก้/ทางเลือกในการแก้ปัญหา
4. ประเมินในแต่ละทางเลือก
5. เลือกทางแก้ที่ดีที่สุด
6 . ปฎิบัติการตามทางแก้ที่เลือกไว้
7. ประเมินความสำเร็จของการปฎิบัติตามทางเลือก
อุทัย บุญประเสริฐ ( 2539 : 14-15 ) กล่าวถึ งวิธีการเชิงระบบว่า เป็นการทำงานจากสภาพที่เป็นอยู่ไปสู่สภาพที่ต้องการของงานนั้นทั้งระบบ โดยขั้นตอนที่สำคัญๆในเทคนิคเชิงระบบ ได้แก่
1) กำหนดปัญหาที่ต้องการแก้ไขและความต้องการในการพัฒนาของระบบให้ชัดเจน
2) การกำหนดวัตถุประสงค์ย่อยที่สัมพันธ์กับปัญหาและความต้องการในการพัฒนาและสัมพันธ์กับวัตถุประสงค์รวมของระบบใหญ่ทํ้งระบบเพื่อสร้างกรอบหรือขอบเขตในการทำงาน (สิ่งที่ต้องการ )
3) ศึกษาถึงสิ่งแวดล้อมหรือข้อจำกัดในการทำงานของระบบและทรัพยากรที่หามาได้
4) สร้างทางเลือกในการแก้ปัญหาหรือวิธีการในการพัฒนา
5) ตัดสินใจเลือกทางที่เหมาะสม ด้วยวิธีการที่มีเหตุผลเป็นระบบ เป็นไปตามกฎเกณฑ์ที่เหมาะสมคำนึงถึงความเป็นไปได้ในการปฏิบัติ
6) ทดลองปฎิบัติทางเลือกที่ได้ตัดสินใจเลือกไว้
7) ประเมินผลการทดลองหรือผลการทดสอบ
8) เก็บรวบรวมข้อมูลป้อนกลับอย่างเป็นระบบเพื่อปรับปรุงระบบนั้นให้เหมาะสมยิ่งขึ้น
9) ดำเนินการเป็นส่วนของระบบปกติ
ส่วนเฮนรี่ เลมาน ได้เสนอขั้นตอนของวิธีการเชิงการระบบไว้ดังนี้
1) ปัญหา ( Need )
2) วัตถุประสงค์ ( Objective )
3) ข้อจำกัด( Constrains )
4) ข้อเสนอทางแก้ปัญหา ( Alternatives )
5) การเลือกข้อเสนอ ( Selection )
6) ทดลองปฎิบัติ ( Implemention )
7) ประเมินผล ( Evaluation )
8) ปรับปรุงและนำไปใช้ ( Modification )
จากแนวคิดจากการนำเสนอขั้นตอนวิธีการเชิงระบบของนักการศึกษาหลายๆท่านที่กล่าวมาข้างต้นนั้น พอจะสรุปเป็นขั้นตอนหลักๆได้ 5 ขั้นตอนคือ
1. ระบุปัญหาที่ต้องการแก้ไข
2. ระบุทางแก้หรือทางเลือกเพื่อแก้ไขปัญหา
3. เลือกทางแก้ไข
4. ปฎิบัติตามแนวทางที่ได้เลือกไว้
5. ประเมินความสำเร็จของการปฎิบัติตามทางเลือกและนำไปปรับปรุง
การประยุกต์ใช้วิธีการเชิงระบบ
การประยุกต์ใช้วิธีการเชิงระบบในภาพรวมนั้น อุทัย บุญประเสริฐ ได้สรุปขั้นตอนสำคัญๆ
ไว้ 5 ขั้นตอน ดังต่อไปนี้
1. จะต้องทราบปัญหาที่จะต้องแก้ไขให้แจ้งชัด ว่าเป็นปัญหาของระบบนั้นที่แท้จริง ( Need Identification and Objective setting )
2. คิดหาวิธีการหรือแนวทางเลือก ( Alternative ) ในการแก้ไขอันเป็นผลมาจากการวิเคราะห์ระบบและทำความเข้าใจถึงพฤติกรรมของระบบ ตลอดจนข้อจำกัดต่างๆที่มีต่อการทำงานของระบบ
3. เลือกวิธีการใดวิธีหนึ่งที่พิจารณาว่าเหมาะสมที่สุด ดีที่สุด และนำออกปฎิบัติ ( Desiging and implementing )
4. ประเมินผลการปฎิบัติ ( Evaluation ) เพื่อทราบผล และเพื่อให้ข้อมูลป้อนกลับ
5. รับข้อมูลป้อนกลับและปรับระบบต่อไป ( Feedback and Modification ) วิธีการเชิงระบบนั้น หากพิจารณาในด้านประโยชน์ที่นำมาใช้งานด้านต่างๆแล้วจะพบว่า เหมาะกับปัญหาที่มีความซับซ้อนและลึกซึ้ง เพราะจะทำให้มองงานนั้นทั้งภาพรวมและส่วนปลีกย่อยอย่างทั่วถึงสัมพันธ์กัน เราสามารถนำแนวคิดของวิธีการเชิงระบบไปประยุกต์กับการบริหารจัดการในองค์การประเภทต่างๆได้เป็นอย่างดี โดยยึดสาระสำคัญและขั้นตอนการดำเนินงานของวิธีการเชิงระบบเป็นสำคัญ ในที่นี้ขอเสนอตัวอย่างการประยุกต์ใช้วิธการเชิงระบบของนักการศึกษา ได้แก่
ตัวอย่างที่ 1 การประยุกต์ใช้วิธีการเชิงระบบเพื่อออกแบบการเรียนการสอน ซึ่งสามารถดำเนินการดำเนินการเป็น 5 ขั้นตอน คือ ( Husen and Postlethwaite , 1994 )
ขั้นที่ 1 กำหนดปัญหา โดยดำเนินการวิเคราะห์ข้อมูลในด้านงานหรือกิจกรรมเนื้อหาวิชาและ
ผู้เรียน กำหนดเป็นปัญหาโดยแสดงในรูปจุดประสงค์การเรียนการสอน
ขั้นที่ 2 วิเคราะห์ปัญหา เพื่อกำหนดทางเลือกในรูปวิธีการหรือสื่อเพื่อการแก้ปัญหาการเรียน
การสอนที่กำหนดไว้
ขั้นที่ 3 เลือกและออกแบบทางเลือกเพื่อแก้ปัญหา เพื่อกำหนดเป็นแผนการเรียนการสอนซึ่งเป็น
ระบบของวิธีการหรือสื่อ
ขั้นที่ 4 นำแผนการเรียนไปใช้และทดสอบ เพื่อหาผลที่ได้จากการปฎิบัติ
ขั้นที่ 5 ทำการประเมินผลเพื่อปรับปรุง เพื่อปรับปรุงระบบก่อนนำไปใช้จริง
ตัวอย่างที่ 2 การนำวิธีการเชิงระบบไปใช้ในกองทัพเรือแคนาดา ( Romiszowski, 1970 : 34-36 ) กองทัพเรือแคนาดา ได้จัดทำโครงการอบรมขึ้นในกองทัพเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน โดยมีฐานความคิดว่า การจัดอบรมควรต้องเกิดจากความต้องการของผู้เข้ารับการอบรม วิธีการอบรมต้องใหม่ๆ มีเทคนิคใหม่ แต่ไม่ทราบว่านักบินหรือลูกเรือของเขาต้องการพัฒนาในเรื่องใด จึงมีการนำวิธีการเชิงระบบมาใช้ โดยมีหลักการดังนี้ 1) รวบรวมข้อมูล 2) การตัดสินใจสั่งการ 3) การบันทึกรายงานเพื่อการติดต่อสื่อสาร 4) ประเมินการฝึกอบรม
ซึ่งการกำหนดความต้องการและเกณฑ์ในการตัดสินใจในการฝึกอบรม ต้องมีการดำเนินการ
8 ขั้นตอนคือ
1. กำหนดความต้องการปฎิบัติงาน ( Operational requirment ) โดยการวิเคราะห์งาน
2. กำหนดทักษะความรู้ และ คุณลักษณะของผู้เข้ารับการอบรม
3. กำหนดวัถตุประสงค์ของการจัดอบรม โดยเน้นที่การปฎิบัติของผู้เข้ารับการอบรม ในการที่
จะนำผลการอบรมไปใช้ให้เป็นมาตรฐาน
4. กำหนดเกณฑ์วัด เพื่อตรวจสอบความสามารถของผู้เข้ารับการอบรม ว่า บรรลุตาม
วัตถุประสงค์ หรือไม่
5. สังเคราะห์การออกแบบฝึกอบรมจากเอกสารและวิธีการต่างๆรวมทั้งการพัฒนาเครื่องมือที่
ใช้ในการโครงการฝึกอบรม
6. นำโครงการไปใช้ในการตัดสินใจจัดฝึกอบรม
7. ประเมินประสิทธิผลของการฝึกอบรม โดยนำเสนอข้อมูลทางสถิติ
8. นำผลการประเมินมาตรวจสอบเพื่อหาจุดบกพร่อง เช่น อาจต้องมีการปรับปรุงวัตถุประสงค์
ของการฝึกอบรมใหม่ นั่นก็คือ Feedback นั่นเอง
บทสรุป
การศึกษาวิธีการเชิงระบบ เป็นกระบวนการหนึ่งที่สามารถนำไปประยุกต์ใช้กับการบริหารงานในองค์การประเภทต่างๆ โดยที่พิจารณาการบริหารในลักษณะองค์รวมที่มีเป้าหมาย กระบวนการ ระบบย่อย และองค์ประกอบต่างๆที่มีปฎิสัมพันธ์กัน มีการปฎิบัติงาน แลกเปลี่ยนข่าวสาร เพื่อบรรลุเป้าหมายทางการบริหาร ประโยชน์จากการใช้วิธีการเชิงระบบคือ วิธีการนี้จะเป็นการประกันว่า การดำเนินงานจะดำเนินต่อไปตามขั้นตอนที่วางไว้ โดยช่วยให้การทำงานตามระบบบรรลุตามเป้าหมาย โดยใช้เวลา งบประมาณและบุคลากรอย่างมีประสิทธิภาพและคุ้มค่ามากที่สุด แบบจำลองระบบจะช่วยป้องกัน การลงทุนที่ไม่จำเป็นได้มาก แนวคิดวิธีการเชิงระบบเป็นอีกแนวทางหนึ่งที่จะมีบทบาทในการสร้างสรรค์งานและแก้ปํญหาในองค์การได้เป็นอย่างดีและมีการพัฒนาวิธีการคิดนี้ในการแก้ปัญหาที่หลากหลายแต่ขั้นตอนหลักๆจะไม่แตกต่างกันมากนัก
2.ระบบสารสารเทศ
ระบบสารสนเทศ (Information System) คือ การประมวลผล ข้อมูล ข่าวสาร อย่างเป็นขั้นตอนและเป็นกระบวนการ เพื่อให้ข้อมูลในรูปของข่าวสารที่เป็นประโยชน์สูงสุด และเป็นข้อสรุป ที่สามารถนำไปใช้สนับสนุนการบริหาร และการตัดสินใจ ทั้งในระดับปฏิบัติการ ระดับกลางและระดับสูง ระบบสารสนเทศจึงเป็นระบบที่จัดตั้งขึ้น เพื่อปฏิบัติการเกี่ยวกับข้อมูล ดังต่อไปนี้
1) รวบรวมข้อมูลทั้งภายใน ภายนอก ที่จำเป็นต่อหน่วยงาน
2) จัดกระทำเกี่ยวกับข้อมูลเพื่อให้เป็นสารสนเทศที่พร้อมจะใช้ประโยชน์ได้
3) จัดให้มีระบบเก็บเป็นหมวดหมู่ เพื่อสะดวกต่อการค้นหาและนำไปใช้
4) มีการปรับปรุงข้อมูลเสมอเพื่อให้อยู่ในสภาพที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบันตลอดเวลา
ในการทำงานใดๆ ให้ลุล่วงตามวัตถุประสงค์และภารกิจที่ได้รับมอบหมาย จะต้องมีการวางแผนและออกแบบระบบการทำงาน ให้ดีที่สุด เพื่อลดปัญหาความผิดพลาด และความล่าช้าของปฏิบัติงาน ระบบสารสนเทศเป็นกระบวนการจัดการข้อมูลข่าวสาร ในการดำเนินงานทั้งส่วนบุคคลและองค์กรทำงาน สารสนเทศโดยทั่วไปเป็นกระบวนการทำงาน ที่ประกอบด้วย คน ข้อมูล และเครื่องจักร สิ่งที่จำเป็นในการดำเนินงานระหว่างองค์ประกอบสามประการนี้ ได้แก่การสื่อสารข้อมูลระหว่างกัน เพื่อให้การทำงานสอดคล้องประสานกันไปในทิศทางที่ต้องการ
การสื่อสารเป็นการถ่ายทอดความรู้สึกนึกคิด จากแหล่งกำเนิดเนื้อหาสาระไปสู่ปลายทาง เพื่อความเข้าใจซึ่งกันและกัน การสื่อสารระหว่างบุคคล ใช้ช่องทางผ่านอวัยวะรับสัมผัสทั้ง 5 ได้แก่ ตา หู จมูก ลิ้น ผิวกาย โดยใช้สื่อที่เหมาะสม เช่น เสียงพูด รู ปภาพ กลิ่น รสชาด ผิวสัมผัส ส่วนการสื่อสารระหว่างคนกับเครื่องจักร ต้องใช้โปรแกรม หรือคำสั่งที่เหมาะสมกับเครื่องจักรแต่ละชนิด ตัวอย่างเช่น การสื่อสารกับรถยนต์ด้วยพวงมาลัย เพื่อสั่งการให้ไปตามทิศทางที่ต้องการ การเหยียบครัช เข้าเกียร์ และคันเร่งเพื่อให้รถเคลื่อนตัวการเหยียบเบรกเพื่อให้รถหยุด ข้อมูลที่ถูกป้อนเพื่อให้รถยนต์ตอบสนอง คือ แรงที่กระทำต่อพวงมาลัย และคันบังคับของเกียร์ ครัช หรือเบรก ข้อมูลที่เกี่ยวข้องในการตัดสินใจ ที่จะสั่งรถยนต์ให้เป็นไปตามความต้องการ คือ สิ่งแวดล้อมที่เรามองเห็น ได้ยิน ได้กลิ่น ผิวกายสัมผัส หรือลิ้มรส เช่น ถนน ทุ่งนา ท้องฟ้า ต้นไม้ คน บ้าน ฯลฯ รวมทั้งความต้องการภายในของบุคคลและสังคม ข้อมูลต่างๆ ดังกล่าวจะถูกวิเคราะห์ สังเคราะห์ จำแนกแยกแยะ และสรุป เป็นหมวดหมู่หรือเป็นสารสนเทศอย่างรวดเร็ว เพื่อเป็นความรู้ที่ใช้ตัดสินใจในการเดินทาง ด้วยรถยนต์ไปสู่จุดหมายปลายทางที่ต้องการ ระดับการตัดสินใจในการเดินทาง ขึ้นอยู่กับความถูกต้องชัดเจนของข้อมูลสารสนเทศผสมผสานกับ กระบวนการรับรู้และเรียนรู้ของบุคคล ประสบการณ์ที่สลับซับซ้อนลักษณะนี้ เรียกว่า ระบบงานสารสนเทศ
ระบบสารสนเทศ เป็นงานที่เกี่ยวกับ ข้อมูล ประเภทตัวอักษร และตัวเลขจำนวนมากมายมหาศาล หากดำเนินการด้วยมนุษย์หรือเครื่องมือพื้นฐาน จะทำให้เสียเวลามาก ในการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงข้อมูล การคิดคำนวณเพื่อประมวลผลจนกลายเป็นสารสนเทศ ทำให้เกิดความล่าช้าและมีโอกาสผิดพลาดได้ง่าย ปัจจุบันมนุษย์ได้นำระบบคอมพิวเตอร์มาใช้ในการดำเนินงานสารสนเทศแทบทุกสาขาอาชีพ เนื่องจากคอมพิวเตอร์เป็นเครื่องไฟฟ้าระบบดิจิตอลที่มีศักยภาพสูงในการเก็บรวบรวมข้อมูลได้จำนวนมาก สามารถจำแนก จัดหมวดหมู่เป็นสารสนเทศ และนำเสนอได้อย่างรวดเร็ว
คอมพิวเตอร์ทำงานได้ด้วยคำสั่งหรือชุดคำสั่งที่ เรียกว่า โปรแกรม ซึ่งโปรแกรมมีลักษณะเป็นนามธรรมไม่สามารถจับต้องได้ เป็นสื่อประเภท ซอฟต์แวร์ (Software) ในการดำเนินงานที่มีระบบงานใหญ่ อาจต้องใช้โปรแกรมหลายโปรแกรมร่วมกัน เป็นคำสั่งให้ครอบคลุมกิจกรรมหรือภาระงาน โปรแกรมอาจจะถูกป้อนเข้าทางแป้นอักขระ หรือจากแผ่นดิสก์ หรือแผ่นซีดี โปรแกรมคอมพิวเตอร์ทำหน้าที่ คำนวณประมวลผลข้อมูล ด้วยกรรมวิธีที่กำหนดขึ้นตามจุดประสงค์ของงาน เพื่อกลั่นกรองข้อมูลออกมาเป็นสารสนเทศ เพื่อช่วยในการตัดสินใจกระทำหรือไม่กระทำอย่างใดอย่างหนึ่งได้อย่างเหมาะสม
3.องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ
การจำแนกองค์ประกอบ ระบบสารสนเทศมีหลายวิธี ขึ้นอยู่กับเกณฑ์หรือวัตถุประสงค์ของแต่ละงาน ในที่นี้จำแนกเป็น 2 ประเภท ได้แก่ องค์ประกอบหลัก และองค์ประกอบด้านต่าง ๆ
3.1 องค์ประกอบหลักของระบบสารสนเทศ
องค์ประกอบหลักของระบบสานสนเทศ มีองค์ประกอบหลัก 2 ส่วน ได้แก่ ระบบการคิด และระบบของเครื่องมือ
ระบบการคิด หมายถึง กระบวนการและขั้นตอนในการจัดลำดับ จำแนก แจกแจง และจัดหมวดหมู่ข้อมูลต่างๆ เพื่อความสะดวกในการจัดเก็บและเผยแพร่ ระบบการคิดจึงเป็นจุดเริ่มต้น ที่สำคัญของงานสารสนเทศทั้งระดับพื้นฐานและระดับสูงที่มีความสลับซับซ้อนจนต้องใช้ทักษะการจัดการและเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสูง เข้ามาใช้ในการดำเนินงาน
ระบบเครื่องมือ หมายถึง วัสดุอุปกรณ์ หรือเครื่องมือ ที่นำมาใช้ในการรวบรวม จัดเก็บ และเผยแพร่ สารสนเทศให้ดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ ปัจจุบันคอมพิวเตอร์ และเครือข่ายอินเตอร์เน็ต เป็นเครื่องมือในการจัดการสารสนเทศที่นิยมใช้อย่างแพร่หลายในองค์กร หน่วยงาน หรืองานธุรกรรมต่างๆ แทบทุกวงการ จนทำให้คอมพิวเตอร์และเครือข่ายอินเตอร์เน็ตกลายเป็นสัญลักษณ์ของสารสนเทศ
3.2 องค์ประกอบด้านต่าง ๆ ของระบบสารสนเทศ
เนื่องจากสารสนเทศเป็นวิธีการหรือกระบวนการในการจัดการข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานต่าง ๆ ดังนั้นองค์ประกอบสารสนเทศของงานแต่ละด้านจึงแตกต่างกัน ดังนี้
3.2.1 องค์ประกอบของสารสนเทศด้านจุดมุ่งหมาย
ในการแก้ปัญหา มี 4 ประการ ได้แก่
- ข้อมูล (Data)
- สารสนเทศ (Information)
- ความรู้ (Knowledge)
- ปัญญา (Wisdom) ที่ช่วยแก้ปัญหาในการดำเนินงาน
3.2.2 องค์ประกอบของสารสนเทศด้านขั้นตอน ในการดำเนินงานมี 3 ประการ
คือ ข้อมูลนำเข้า (Input) กระบวนการ (Process) และผลลัพธ์ (Output) การทำงานจะเริ่มตั้งแต่การเปลี่ยนข้อมูลดิบที่เข้ามาสู่การคำนวณประมวลผลหรือการกลั่นกรองจนได้ชิ้นงานหรือผลลัพธ์ (output) และจัดเก็บเพื่อนำออกมาเผยแพร่ในลักษณะของสารสนเทศต่อไป
3.2.3 องค์ประกอบของสารสนเทศในหน่วยงาน ได้แก่ บุคคลหรือองค์กร เทคโนโลยี ข้อมูล และระบบสารสนเทศ
3.2.4. องค์ประกอบระบบสารสนเทศทั่วไป (Information Process Systems) ประกอบด้วย องค์ประกอบดังนี้ คือ เครื่องคอมพิวเตอร์และเครือข่ายสื่อสารข้อมูล (hardware) ข้อมูล(data) สารสนเทศ (information)โปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ (software) บุคลากรด้านคอมพิวเตอร์ (people ware)
4.ขั้นตอนการจัดระบบสารสนเทศ
การจัดระบบสารสนเทศเป็นการกำหนดขั้นตอนการดำเนินงานและการแก้ปัญหาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของงานสารสนเทศ โดยการรวบรวมและวิเคราะห์ปัญหา ข้อมูล วิธีการ ทรัพยากร เพื่อแก้ปัญหาและประเมินผลลัพธ์ที่ได้ให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้น ซึ่งประกอบด้วย 4 ขั้นตอน ดังนี้
ขั้นที่ 1 การวิเคราะห์ระบบ (System Analysis)
วิธีการวิเคราะห์ระบบสารสนเทศ แบ่งออกเป็น 4 หน่วยย่อย คือ
1) วิธีวิเคราะห์แนวทางการปฏิบัติงาน (Mission Analysis) คือ การพิจารณาทิศทางในการดำเนินการและจุดมุ่งหมายของระบบสารสนเทศ เพื่อบรรลุจุดมุ่งหมายที่ตั้งไว้ ผู้วิเคราะห์ต้องรู้ถึงองค์ประกอบของกระบวนการแก้ปัญหาด้วยสารสนเทศ โดยกำหนดจุดมุ่งหมายของการปฏิบัติงานอย่างกว้างๆ ให้ครอบคลุมสภาพปัญหาไปสู่สภาพที่พึงประสงค์ เพื่อเป็นเกณฑ์ว่างานนั้นสำเร็จดีหรือไม่ มีปัญหาอุปสรรค ข้อบกพร่องหรือไม่อย่างไร
2) วิเคราะห์หน้าที่ (Functional Analysis) เป็นการกำหนดหน้าที่โดยละเอียดตามที่กำหนดไว้ในแนวทางปฏิบัติงานเกี่ยวกับสารสนเทศ
3) วิเคราะห์งาน (Task Analysis) เป็นการกำหนดสิ่งที่ต้องการกระทำตามหน้าที่ ที่ได้กำหนดไว้ในขั้นการวิเคราะห์หน้าที่ การวิเคราะห์หน้าที่และงานเป็นสิ่งขยายขั้นการวิเคราะห์แนวทางปฏิบัติงาน
4) วิเคราะห์วิธีการและสื่อ (Method-Means Analysis) เป็นการกำหนดหลักการปฏิบัติ กลวิธี และสื่อที่จะนำไปสู่จุดมุ่งหมาย หรือสิ่งที่ต้องการ
ขั้นที่ 2 การสังเคราะห์ระบบ (System Synthesis)
วิธีการสังเคราะห์ระบบช่วยเกลี่ยน้ำหนักเนื้อหาหรือภาระงานของขั้นตอนต่างๆ ให้มีความสมดุลในการแก้ปัญหาซึ่งมีขั้นตอนย่อย ดังนี้
1) การเลือกวิธีการหรือกลวิธี เพื่อหาช่องทางไปสู่จุดมุ่งหมายแล้วทดสอบและทดลองกลวิธี เพื่อปรับปรุงให้เหมาะสมกับสารสนเทศที่วิเคราะห์และสังเคราะห์ไว้
2) ดำเนินการแก้ปัญหาด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร โดยเลือกกลวิธีที่เหมาะสมที่วางแผนแล้วก่อนใช้กลวิธีนั้นดำเนินการแก้ปัญหา
3) ประเมินผลประสิทธิภาพ การดำเนินงานโดยการแก้ปัญหา แล้วประเมินผลเพื่อหาประสิทธิภาพของผลลัพธ์ได้
ขั้นที่ 3 การสร้างแบบจำลอง (Construct a Model)
แบบจำลองเป็นการถ่ายทอดความรู้สึกนึกคิด ออกมาเป็นภาพที่มองเห็นได้อย่างชัดเจน ซึ่งอาจเป็นภาพลายเส้น หรือรูปสามมิติ แบบจำลองระบบทำให้เข้าใจโครงสร้าง องค์ประกอบ และขั้นตอนในการดำเนินงาน สามารถตรวจสอบหรือทำนายผลที่จะเกิดขึ้นก่อนที่จะนำระบบไปใช้จริง ระบบการทำงานแม้จะมีจุดมุ่งหมายอย่างเดียวกัน แต่อาจจะมีแบบจำลองระบบไม่เหมือนกัน
5.ประเภทของระบบสารสนเทศ
การจำแนกสารสนเทศตามจำนวนคนที่เกี่ยวข้องในองค์กร แบ่งได้ 3 ระดับ คือ ระบบสารสนเทศระดับบุคคล ระบบสารสนเทศระดับกลุ่ม และระบบสารสนเทศระดับองค์กร
1. ระบบสารสนเทศระดับบุคคล คือ ระบบที่เสริมประสิทธิภาพและเพิ่มผลงานให้แต่ละบุคคล ในหน้าที่รับผิดชอบ ปัจจุบันคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลมีขนาดเล็กลง ราคาถูก แต่มีความสามารถใน การประมวลผลด้วยความเร็วสูงขึ้น ประกอบกับมีโปรแกรมสำเร็จที่ทำให้ใช้งานได้ง่าย กว้างขวางและคุ้มค่ามากขึ้น เช่น พนักงานขายควรมีข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าเป็นอย่างดี มีการจัดเก็บข้อมูลของลูกค้า เช่น ชื่อ ที่อยู่ ความสนใจในตัวสินค้า หรือข้อมูลอื่นๆ ที่จะสนับสนุนงานขาย จัดการและควบคุมการทำงานของตนเองได้ เช่น ระบบวิเคราะห์ข้อมูลการขาย
2. ระบบสารสนเทศระดับกลุ่ม คือ ระบบสารสนเทศที่ช่วยเสริมการทำงานของกลุ่มบุคคลที่มีเป้าหมายการทำงานร่วมกันให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เตรียมสภาวะแวดล้อมที่จะเอื้ออำนวยประโยชน์ในการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่ม โดยทำเป้าหมายของธุรกิจดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิผล มีการใช้ทรัพยากรร่วมกัน โดยเฉพาะข้อมูลและอุปกรณ์เทคโนโลยีพื้นฐาน เชื่อมต่อกันด้วยเครือข่ายแลน การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในลักษณะการทำงานกลุ่ม สามารถใช้กับงานต่าง ๆ เช่น ระบบบริการลูกค้า การประชุมผ่านเครือข่าย ระบบการไหลเวียนอัตโนมัติของเอกสาร ระบบการจัดตารางเวลาของกลุ่ม ระบบการบริหารโครงการของกลุ่ม
3. ระบบสารสนเทศระดับองค์กร คือ ระบบสารสนเทศที่สนับสนุนการดำเนินงานขององค์กรในภาพรวม เพื่ออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงานร่วมกันของหลายแผนกโดยการใช้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องร่วมกันด้วยวิธีส่งผ่านถึงกันจากแผนกหนึ่งข้ามไปอีกแผนกหนึ่ง ระบบนี้สามารถสนับสนุนงานในระดับผู้ปฏิบัติการและการตัดสินใจ โดยอาจนำข้อมูลมาแสดงสรุปในแบบฟอร์มที่ต้องการ หัวใจสำคัญของระบบสารสนเทศระดับองค์กร คือ ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายในองค์กรที่จะต้องเชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ของแต่ละแผนก เข้าด้วยกันเพื่อให้เกิดการใช้ข้อมูล และทรัพยากรร่วมกัน
6.ข้อมูลและสารสนเทศ
ดังที่กล่าวมาแล้วว่าการทำงานใด ๆ ที่ได้ผลดีจำเป็นต้องมีข้อมูลที่ถูกต้องครอบคลุมและตรงประเด็นประกอบการตัดสินใจในการเลือกวัตถุดิบ เนื้อหาสาระ บุคลากร และวิธีการปฏิบัติได้อย่างเหมาะสม โดยการจำแนกแจกแจง จัดหมวดหมู่และการประมวลผลข้อมูลที่เกี่ยวข้องทุกด้าน อย่างเป็นระบบที่เรียกว่าสารสนเทศ จึงนับได้ว่าข้อมูลและสารสนเทศ มีประโยชน์ต่อการดำเนินงานของบุคคลและหน่วยงาน
1. ข้อมูล (data)
ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงที่ปรากฏให้เห็นเป็นประจักษ์สามารถรับรู้ได้ด้วยประสาทสัมผัสทั้งห้า ทั้งที่สามารถนับได้และนับไม่ได้ มีคุณลักษณะเป็นวัตถุสิ่งของ เหตุการณ์หรือสถานการณ์ ทั้งที่เกิดขึ้นเองตามธรรมชาติและเป็นสิ่งที่มนุษย์สร้างขึ้น และต้องเป็นสิ่งมีความหมายในตัวมันเองซึ่งอาจจะอยู่ในรูปของรูปภาพ แสง สี เสียง รส นอกจากนี้ข้อเท็จจริงอาจจะอยู่ในรูปของคุณสมบัติเป็นน้ำหนัก แรง อุณหภูมิ จำนวน ซึ่งสามารถแทนค่าด้วยตัวเลข ตัวอักษรข้อความก็ได้ อย่างไรก็ตามข้อมูลที่นำมาใช้ให้เกิดประโยชน์มีหลายระดับตั้งแต่ข้อมูลเบื้องต้นหรือข้อมูลดิบจนถึงข้อมูลสารสนเทศ ซึ่งแต่ละอย่างมีความหมาย ดังนี้
ข้อมูลดิบ (raw data) หมายถึง วัตถุสิ่งของ เหตุการณ์ สถานการณ์ ที่มีคุณลักษณะหรือคุณสมบัติอยู่ในสภาพเดิม มีความอิสระเป็นเอกเทศในตัวมันเอง ยังไม่ผ่านการกลั่นกรอง ไม่ได้ถูกนำไปแปรรูปหรือประยุกต์ใช้กับงานใดๆ การตีความข้อมูลดิบเกิดจากพฤติกรรมการรับรู้การเรียนรู้หรือประสบการณ์ในการสังเกต การวัด การนับ การสัมผัสจับต้อง หรือกรรมวิธีอื่นๆ จนสามารถระบุได้ชัดเจนว่าข้อมูลนั้นมีคุณลักษณะหรือคุณสมบัติเป็นอย่างไร มีชื่อเรียกว่าอะไร ข้อมูลดิบทุกชนิดที่อยู่ล้อมรอบตัวเรามีจำนวนมากมายมหาศาลแต่ละชนิดล้วนมีศักยภาพและความสำคัญในตัวมันเองทั้งสิ้น แต่ข้อมูลดิบบางชนิดอาจจะไม่จำเป็นไม่มีประโยชน์สำหรับบุคคลบางคน บางกลุ่ม บางงาน หรือบางสถานการณ์ ดังนั้นการนำข้อมูลดิบไปประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดจึงขึ้นอยู่กับการใช้วิจารณญาณในการวิเคราะห์องค์ประกอบต่างๆที่เกี่ยวข้องอย่างรอบด้านผสมผสานอย่างสอดคล้องกับเนื้อหาสาระ วัตถุประสงค์ และธรรมชาติของบุคลากร ข้อมูลดิบที่ดีจะต้องมีคุณสมบัติถูกต้อง (accurate) ต้องปรากฏให้เห็นอย่างถูกต้องตามความเป็นจริง ไม่ผิดพลาดคลาดเคลื่อนจากความเป็นจริง ไม่ใช่ภาพลวงตาหรือความคิดเพ้อฝันตามจินตนาการ มีคุณลักษณะเฉพาะที่ชัดเจนแน่นอนสามารถระบุได้ว่าสิ่งนั้น คือ อะไร เช่น ก้อนหิน ต้นไม้ ท่อนฟืน ต้นข้าว ฟาง น้ำ น้ำร้อน น้ำเย็น ทราย จาน ชาม ถ้วย บ้าน วัด เสียงนก เสียงคน พายุ ลม ฝน หนัก เบา ฯลฯ ดังนั้น ข้อมูลที่ดีต้องมีคุณสมบัติชัดเจนปราศจากข้อสงสัยในการตีความ
6.2 สารสนเทศ (informational)
สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่ผ่านการกลั่นกรองโดยการจำแนกแจกแจง จัดหมวดหมู่ การคำนวณและประมวลผลแล้ว สามารถนำไปประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์ในการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพต่อไปได้ อย่างไรก็ตามสารสนเทศที่ประกอบด้วยเนื้อหาสาระพื้นฐานทั่วไปอาจกลายเป็นข้อมูลสำหรับงานสารสนเทศขนาดใหญ่ที่มีความสลับซับซ้อนก็ได้ ข้อมูลดังกล่าวจึงเรียกว่า ข้อมูลสารสนเทศ (informational data) ดังนั้นการตีความในความหมายของสารสนเทศจึงมีหลายระดับ ขึ้นอยู่กับคุณลักษณะเฉพาะของแต่ละงานว่ามีการเชื่อมโยงสัมพันธ์กับองค์ประกอบต่าง ๆ อย่างกว้างขวางหรือซับซ้อนมากน้อยเพียงใด หากมีความซับซ้อนมากสารสนเทศเบื้องต้นก็จะกลายเป็นข้อมูลสารเทศของงานสารสนเทศขนาดใหญ่หรือสารสนเทศขั้นสูงต่อไปตามลำดับ
6.2.1 คุณสมบัติของข้อมูลสารสนเทศที่ดี
ข้อมูลสารสนเทศที่ดีจะต้องมีคุณสมบัติดังนี้
1) ความถูกต้อง (accurate) ข้อมูลสารสนเทศที่ดีต้องแสดงให้เห็นถึงความเชื่อมโยงสัมพันธ์ขององค์ประกอบที่เกี่ยวข้องอย่างถูกต้องตามความเป็นจริง ไม่ผิดพลาดคลาดเคลื่อนจากความเป็นจริง สามารถอ้างอิงได้จากแหล่งข้อมูลอื่นโดยเฉพาะข้อมูลดิบ สามารถแสดงขั้นตอนหรือกระบวนการด้วยสื่อที่เหมาะสม เช่น ตัวอักษรข้อความ รูปภาพ แผนภูมิ แผนภาพ ภาพเคลื่อนไหว แสง สี เ สียง เป็นต้น ดังนั้นข้อมูลสารสนเทศที่ดีต้องมีคุณสมบัติถูกต้องชัดเจนปราศจากข้อสงสัยในการตีความ สามารถนำไปประยุกต์ใช้ในการตัดสินใจได้อย่างสะดวกรวดเร็ว
2) ทันเวลา (timeliness) ข้อมูลสารเทศต้องมีลักษณะเป็นปัจจุบันเสมอ สามารถปรับปรุงเปลี่ยนแปลงให้ท่วงทันเวลาและเหตุการณ์อยู่ตลอดเวลา นอกจากนี้ยังมีการบันทึกและจัดเก็บข้อมูลในอดีตที่ผ่านมาอย่างเป็นระบบให้เป็นหมวดหมู่ สามารถสืบค้นได้ง่าย สะดวก และรวดเร็ว
3) สอดคล้องกับงาน (relevance) ข้อมูลสารสนเทศต้องสอดคล้องและครอบคลุมกับงานที่กำลังดำเนินการอยู่ ไม่ใช่ข้อมูลอื่นที่ไม่เกี่ยวข้อง
4) สามารถตรวจสอบได้ (verifiable) ข้อมูลสารสนเทศที่ดีต้องสามารถตรวจสอบได้ว่าถูกต้อง น่าเชื่อถือหรือไม่ สามารถอ้างอิงและตรวจสอบได้
5) มีความสมบรูณ์ครบถ้วน (integrity) ข้อมูลสารสนเทศที่ดีจะต้องมีเนื้อหาสาระรวมถึงขั้นตอนและกระบวนการหรือวิธีการครอบคลุมการดำเนินงานโดยรวม
1.2.2 ชนิดของข้อมูล
ข้อมูลมีหลายชนิดขึ้นอยู่กับเกณฑ์ในการจำแนก ในที่นี้จำแนกข้อมูลตามลักกษณะการจัดเก็บซึ่งแบ่งออกเป็น 4 ชนิด คือ
1) ข้อมูลที่เป็นตัวเลข (Numeric type) ใช้ระบุความหมายของสิ่งต่าง ๆ ในเชิงปริมาณ เช่น ราคาสินค้า จำนวนสิ่งของ ความสูง โดยระบุเป็นตัวเลขเท่านั้น เช่น 15.75 (บาท) 1,750 (กล่อง) 175.3 (ซ.ม.) 10111000 (เลขฐานสอง เท่ากับ 184 ของเลขฐานสิบ) เป็นต้น
2) ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระ (Character type) ใช้บรรยายความหมายหรือแทนข้อมูลบางอย่าง เช่น รถยนต์ เกวียน น.ส . ศรีสมร เป็นต้น
3) ข้อมูลที่เป็นตัวอักษรเลข (Alphanumeric type) หมายถึงมีทั้งตัวอักษร ตัวเลข และตัวสัญลักษณ์พิเศษ (เช่น !,.?%$#@-+) ปนกัน ใช้บรรยายหรือสื่อความหมายต่างๆ ได้ตามแต่จะกำหนด เช่น A4 $500.00
4) ข้อมูลมัลติมีเดีย (multimedia) หรือสื่อประสม เช่น ภาพ เสียง ข้อความ ปนกัน เป็นต้น เป็นข้อมูลอีกประเภทหนึ่งที่กล่าวถึงกันมาก แต่ความจริงแล้วข้อมูลชนิดนี้ถูกจักเก็บในคอมพิวเตอร์ในรูปของข้อมูลประเภทใดประเภทหนึ่งในสามประเภทแรก
สรุปได้ว่า สารสนเทศ คือ ข้อมูลที่ถูกกลั่นกรองด้วยวิธีการต่าง ๆ เพื่อให้มีคุณค่าและมีความหมายต่อการประยุกต์ใช้งานสำหรับบุคคลหรือองค์กร สารสนเทศอาจอยู่ในรูปของภาพ แสง สี เสียง รูปร่าง รูปทรง ตัวเลข ตัวอักษรข้อความ ฯลฯ ผู้ใช้สามารถนำไปใช้ได้อย่างสะดวกสบายและรวดเร็ว ประโยชน์และคุณค่าของสารสนเทศจะนำไปสู่ “ความรู้” ที่มีประโยชน์ต่อไป
6.3 ความรู้ (Knowledge)
ความรู้ เป็นสภาวะทางสติปัญญาของมนุษย์ในการตีความสิ่งเร้าทั้งที่อยู่ภายในและภายนอกด้วยความเข้าใจสาระของเนื้อหา กระบวนการ และขั้นตอน อาจอยู่ในรูปของข้อมูลดิบหรือสารสนเทศระดับต่าง ๆ หรืออาจอยู่ในรูปของอารมณ์ความรู้สึกและเหตุผล คุณสมบัติของความรู้อาจให้ทั้งประโยชน์และโทษต่อตนเอง สังคม และสิ่งแวดล้อม ดังนั้นการใช้ความรู้ให้เป็นประโยชน์จำเป็นต้องกำกับด้วยสติปัญญา ทุกยุคทุกสมัยทั้งในอดีตปัจจุบันและอนาคต “ความรู้” มีความสำคัญต่อมนุษย์ สังคม และสิ่งแวดล้อมเสมอ มนุษย์ใช้ความรู้ในการแก้ปัญหา การสร้างสรรค์ผลงาน และการจัดการเกี่ยวกับสิ่งแวดล้อมแบบยั่งยืน เพื่อให้มนุษย์และประชาคมโลกได้อยู่ร่วมกันอย่างมีความสุขโดยทั่วหน้า อย่างไรก็ตามกระแสโลกาภิวัตน์ที่แผ่ขยายไปทั่วทุกมุมโลก นำพาความรู้และเทคนิคต่าง ๆ ทำให้สังคมยุคใหม่นี้ได้ชื่อว่า สังคมแห่งความรู้ (knowledge Society) โดยแสดงความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูล สารสนเทศ ความรู้ และกิจกรรมต่างๆ ทั้งฝ่ายผู้ผลิตข้อมูลและผู้บริโภคสารสนเทศจึงเป็นสิ่งที่น่าศึกษา เพื่อให้ทราบว่าเราจะสร้างองค์ความรู้จากข้อมูลและสารสนเทศอย่างไร
จากแผนภาพแสดงถึงแหล่งผลิตข้อมูล ซึ่งอาจเกิดจากธรรมชาติหรือกระบวนการที่มนุษย์สร้างขึ้น ข้อมูลอาจได้มาโดยการสร้าง การค้นพบ การรวบรวม และการจัดเก็บ เมื่อผ่านการประมวลแล้วก็จะกลายเป็นสารสนเทศ ซึ่งต้องมีการจัดการสารสนเทศ (Information Management) เช่น การจัดระบบสารสนเทศ การสื่อสาร การนำเสนอสารสนเทศ เพื่อสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ เมื่อนำสารสนเทศไปใช้งานก็จะเกิดองค์ความรู้ ซึ่งเป็นสุดยอดของประโยชน์ที่ได้จากระบบจัดการสารสนเทศการสร้างความรู้จากสารสนเทศจะต้องมีการแปรความ ประเมินผล จัดเก็บ และการนำสารสนเทศหลายรูปแบบมาผสมผสานกับความรู้ที่มีอยู่เดิม ทำให้เกิดองค์ความรู้ใหม่ ๆ ได้อีกมากมาย
ในรูปที่มีลูกศรเส้นทึบ แสดงว่าเมื่อมีการจัดการที่ดี ข้อมูลจะถูกแปรไปเป็นสารสนเทศและความรู้ ส่วนลูกศรเส้นประแสดงว่าเราอาจใช้ความรู้ย้อนไปสร้างสารสนเทศและข้อมูลใหม่ๆ ได้เช่นกัน วงรีสองวงที่ล้อมอยู่และทาบทับกันตรงกลาง แสดงว่ามีขอบเขตงานที่ทับซ้อนกัน คือ มีงานของฝ่ายผลิตข้อมูลและสารสนเทศ แ ละกลุ่มผู้บริโภคข้อมูลและสารสนเทศ กลุ่มผู้บริโภคเป็นผู้นำสารสนเทศไปใช้ให้เกิดความรู้ จึงเห็นได้ว่า สารสนทศเป็นสิ่งที่เกี่ยวข้องทั้งกลุ่มผู้ผลิตและผู้บริโภค ทั้งสองฝ่ายจึงต้องทำงานให้สอดคล้องและประสานกัน จึงจะเกิดคุณประโยชน์สูงสุด
6.4 การประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ
การสร้างสารสนเทศได้ต้องอาศัยกระบวนการรวบรวมและการประมวลผลโดยมีวิธีการจัดการดังนี้
6.4.1 ขั้นตอนการประมวลผลข้อมูล (Data processing steps) เนื่องจากข้อมูลในโลกนี้มีมากมายหลายชนิดดังกล่าวแล้ว การจะหาข้อมูลที่ดีได้ จะต้องมีการประมวลผลตามขั้นตอนต่าง ๆ ที่เหมาะสม ดังนี้
1) การรวบรวมข้อมูล (Data collection) หมายถึงการเก็บข้อมูลจำนวนมากจากแหล่งกำเนิด (capturing) มาทำการเข้ารหัส (Coding) ในรูปที่เหมาะสมต่อการจัดเก็บ และการบันทึก (recording) ในสื่อที่สามารถเก็บข้อมูลไว้ได้นาน ๆ เช่น จดบันทึกในกระดาษ รวบรวมแฟ้ม เก็บเข้าตู้ หรือบันทึกลงจานแม่เหล็กโดยระบบคอมพิวเตอร์ นอกจากนี้ ต้องทำการตรวจสอบแก้ไข (validating and editing) ข้อมูลที่ได้ก่อนนำไปเก็บ เพื่อให้ข้อมูลที่ครบถ้วน และถูกต้องแม่นยำอย่างแท้จริง
2) การบำรุงรักษาและประมวลผลข้อมูล (Data Maintenance Processing) เป็นกระบวนการเก็บรักษาข้อมูลไว้ให้ใช้ได้ตลอดไป ซึ่งอาจประกอบด้วยปรับปรุงข้อมูลให้ทันสมัยตลอดเวลา (updating) ทำการแยกประเภท (classifying) จัดเรียงข้อมูล (sorting) และคำนวณหาข้อมูลใหม่จากข้อมูลที่มีอยู่แล้ว (calculating) เพื่อให้ใช้งานได้หลากหลายมากขึ้น
3) การจัดการข้อมูล (Data Management) คือการสร้างระบบจัดการข้อมูลจำนวนมาก ให้สามารถนำมาใช้งานได้อย่างรวดเร็วทันเวลา ซึ่งประกอบด้วยการจัดเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลอย่างเป็นระบบ ทั้งแบบแฟ้มกระดาษหรือแฟ้มในคอมพิวเตอร์ การสร้างฐานข้อมูล คือระบบเก็บข้อมูลขนาดใหญ่ ที่มีการจัดระบบบำรุงรักษาไม่ให้ผิดเพี้ยนหรือสูญหาย และการสร้างระบบค้นหาข้อมูล (retrieving) อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถสืบค้นได้เร็ว และมีข้อมูลสะสมให้เลือกใช้มากมาย การจัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบ เริ่มต้นที่การสร้างฐานข้อมูล (Database) ซึ่งจะต้องออกแบบให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ปัจจุบันนี้มีซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมสำเร็จรูปที่สามารถจัดการข้อมูลที่อยู่ในฐานข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ เรียกว่า ระบบจัดการฐานข้อมูล (Database Management System) ซึ่งมีทั้งชนิดสำหรับฐานข้อมูลขนาดใหญ่ที่ใช้ร่วมกันทั้งองค์กร เช่น Oracle และชนิดสำหรับฐานข้อมูลขนาดเล็ก เช่น Microsoft Access เป็นต้น
4) การควบคุมข้อมูล (Data Control) เป็นการป้องกันรักษาข้อมูลที่จัดเก็บไว้แล้วให้ปลอดภัย ไม่ให้ข้อมูลที่มีค่าถูกขโมยไปใช้งานอย่างไม่ถูกต้อง รวมทั้งหามาตรการในการประกันข้อมูลความปลอดภัยของข้อมูล ให้ถูกต้องแม่นยำ ไม่มีการดัดแปลงแก้ไขอย่างผิด ๆ ทำความสมบูรณ์ถูกต้องของข้อมูลให้คงอยู่ตลอดไป
5) การสร้างสารสนเทศ (Information Generation) เป็นการตีความหมายของข้อมูลที่ได้มาแล้ว ค้นหาความหมายหรือความสำคัญที่มีคุณค่าของข้อมูลที่ได้โดยการนำไปประมวลผลด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง เช่น การคำนวณ การเรียงข้อมูล (sorting) การค้นหา (searching) และการแยกประเภท จากนั้นนำมาสรุป ตีความหมาย อธิบายความหมาย และรวบรวมเอาไว้ ซึ่งจะได้สิ่งที่เรียกว่า สารสนเทศ และจะต้องมีการจัดทำรายงานเกี่ยวกับสารสนเทศที่ค้นพบหรือที่สร้างขึ้น รวมทั้งทำการเผยแพร่ สื่อสารข้อมูลและสารสนเทศ ไปกับผู้ที่เกี่ยวข้อสนใจในคุณค่าของสารสนเทศนั้น เช่นนี้จึงจะเกิดประโยชน์ต่อมวลมนุษยชาติ
6.4.2 วิธีการเก็บข้อมูล (Data Collection Methods) ข้อมูลอาจเกิดขึ้นได้เองหรือ เกิดจากการสร้าง การทดลอง และการประมวลผลก็ได้ เมื่อต้องการได้ความรู้ หรือต้องการทราบความหมายหรือคุณค่าสิ่งใดสิ่งหนึ่ง เราต้องเก็บข้อมูลของสิ่งนั้น เพื่อนำมาประมวลผลให้เป็นสารสนเทศ วิธีการเก็บข้อมูลสามารถทำได้หลายวิธี ตัวอย่างเช่น การสำรวจด้วยแบบสอบถาม การสัมภาษณ์ผู้ที่เกี่ยวข้องหรือเป็นเจ้าของข้อมูล การนับจำนวน หรือวัดขนาดด้วยตนเอง หรือโดยใช้อุปกรณ์อัตโนมัติ
1) การสำรวจด้วยแบบสอบถาม ในการสำรวจข้อมูลความคิดเห็น อาจจำเป็นต้องทำแบบสอบถาม เพื่อให้ง่ายต่อการตอบและรวบรวมข้อมูล ดังตัวอย่าง แบบสอบถามความนิยมของผู้ใช้บริการสำนักวิทยบริการ ในแผนภาพด่านล่าง
2) การสัมภาษณ์ผู้ที่เกี่ยวข้อง หรือเป็นเจ้าของข้อมูล อาจใช้วิธีเก็บข้อมูลด้วยการแจกแบบสอบถามให้กับกลุ่มเป้าหมายที่เราต้องการทราบข้อมูล ผู้ตอบจะเขียนตอบหรือไม่ก็ได้ ในทางปฏิบัติพบว่าแบบสอบถามที่แจกไปจะได้รับตอบกลับมาเพียงประมาณ 10% เท่านั้น จึงเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพค่อนข้างต่ำ นอกจากนี้ในบางกรณีแบบสอบถามอาจไม่เหมาะสม เพราะคำถามบางคำถามไม่มีความชัดเจนเพียงพอ ผู้ตอบแต่ละคนอาจมีความเข้าใจไม่ตรงกัน การเก็บข้อมูลโดยวิธีสัมภาษณ์จะแก้ไขจุดบกพร่องเหล่านี้ได้ โดยผู้เก็บข้อมูลออกไปสัมภาษณ์แหล่งข่าว หรือแหล่งข้อมูลเอง หรือถ้าต้องการข้อมูลจำนวนมาก ก็จ้างคนหลาย ๆ คน ไปสัมภาษณ์ก็ได้ ซึ่งจะต้องเตรียมหัวข้อที่จะสัมภาษณ์ให้ดี ตรงเป้าหมายที่ต้องการให้มากที่สุด ในบางกรณีที่ถูกสัมภาษณ์ไม่เข้าใจคำถาม ผู้สัมภาษณ์ต้องสามารถอธิบายให้ชัดเจนได้
3) การนับจำนวนหรือวัดขนาดของตนเอง หรือโดยใช้อุปกรณ์อัตโนมัติ ข้อมูลบางอย่างจำเป็นต้องมีผู้ที่เกี่ยวข้องไปนับหรือวัดด้วยตนเอง เช่น จำนวนต้นไม้ในป่า ความสูงของต้นไม้ ความสูงของนักเรียน จำนวนปลาในบ่อเลี้ยงปลา เป็นต้น
ในการเก็บข้อมูลทางวิทยาศาสตร์ อาจต้องมีเครื่องมือวัดพิเศษเข้าช่วย เช่น เครื่องวัดความเข้มของแสง เครื่องวัดแรงดัน เครื่องวัดอุณหภูมิ เครื่องวัดความชื้น โดยเครื่องมือเหล่านี้ มีอุปกรณ์พิเศษ เป็นตัวรับรู้ปริมาณของสิ่งที่ต้องการวัด เรียกว่า ตัวตรวจจับสัญญาณ หรือ เซนเซอร์ (sensors) หรือทรานซดิวเซอร์ (transducers) อุปกรณ์เหล่านี้จะแปลงปริมาณความร้อน หรือความเข้มของแสง ออกมาเป็นพลังงานไฟฟ้า ซึ่งจะให้ค่าการวัดไฟฟ้า เช่น แรงดันไฟฟ้า ความต้านทานไฟฟ้า ที่สัมพันธ์กับค่าที่ต้องการวัด จากนั้นภายในเครื่องมือวัดก็จะมีสิ่งที่แปรผลที่ได้จากตัวจับสัญญาณออกมาเป็นตัวเลขหรือสิ่งอื่นที่มนุษย์เข้าใจความหมายได้ ตัวอย่างตัวตรวจจับสัญญาณ
แอลดีอาร์ (LDR-Light Dependent Resistor)
เป็นอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่เปลี่ยนความต้านทานของการไหลของกระแสไฟฟ้าตามความเข้มของแสง
โดยมีความต้านทานลดลงถ้าแสงมากขึ้น ถือว่าเป็นเซ็นเซอร์ที่ใช้เก็บข้อมูลความเข้มของแสง
เทอร์มิสเตอร์ (Thermistor)
เป็นอุปกรณ์อิกเล็กเทอร์นิกส์ที่เปลี่ยนความต้านทาน
ต่อการไหลของกระแสไฟฟ้าตามอุณหภูมนิยมใช้เก็บข้อมูลของอุณหภูมิ
ฟอสเซนเซอร์ (Force Sensor) และเพรสเซอร์เซนเซอร์(Pressure Sensor)
คือตัวตรวจจับแรงกดหรือความดันจากอากาศหรือน้ำ
ทำจากสารกึ่งตัวนำที่สร้างเป็นตัวต้านทานปิเอโซ ซึ่งจะเปลี่ยนความต้านทานเมื่อถูกกด
ตัวตรวจจับความชื้น (Humidity Sensor) มีวงจรรวมภายในตัว
ใช้ตรวจความชื้นโดยใช้หลักการของตัวเก็บประจุไฟฟ้า
เครื่องคอมพิวเตอร์และเครือข่ายสื่อสารข้อมูล หมายถึง คอมพิวเตอร์ที่เป็นเครื่องประมวลผลข้อมูล ซึ่งมีอยู่ 2 ประเภทด้วยกัน คือ
1. สถานีงาน (workstation) หมายถึงคอมพิวเตอร์ที่ใช้งาน ณ จุดที่จัดไว้ให้ผู้ใช้มาใช้ร่วมกันหรือจัดไว้ให้ผู้ใช้มาใช้ร่วมกัน หรือจัดไว้ที่โต๊ะทำงานของผู้ใช้แต่ละคน บางทีเรียกว่า คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล ( Personal Computer หรือเรียกย่อๆว่า PC ) หมายถึงคอมพิวเตอร์ที่ผู้ใช้ใช้ส่วนตัว มีหลายแบบ เช่น คอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ (Desktop Computer) ที่มีจอแสงคล้ายโทรทัศน์และเครื่องคอมพิวเตอร์ขนาดใกล้เคียงกับหนังสือสามารถนำติดตัวไปใช้ที่ใดก็ได้ เรียกว่า คอมพิวเตอร์โน๊ตบุค (Notebook Computer)
2. เครื่องบริการ (Server) เ ป็นเครื่องขนาดใหญ่ที่ใช้ร่วมกันหลายคนเป็นเครื่องที่ใช้เก็บฐานข้อมูลหรือโปรแกรมสำเร็จประยุกต์ (Application package) จำนวนมากที่สามารถใช้ร่วมกันโดยการสั่งงานด้วยคอมพิวเตอร์ เครื่องบริการจะมีโปรแกรมควบคุมการทำงานซึ่งเรียกว่า ระบบปฏิบัติการเครือข่าย ที่มีระบบการทำงานและชื่อเครื่องหมายการค้าแตกต่างกัน ที่นิยมกันมากในขณะนี้ได้แก่ Linux Server, UNIX server, Windows NT server, Windows 2000 Server
เครือข่ายสื่อสารข้อมูล คือ เครือข่ายคอมพิวเตอร์ซึ่งใช้เชื่อมโยงคอมพิวเตอร์ที่เกี่ยวข้องกันให้สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันหรือแลกเปลี่ยนกันได้ โดยใช้สายสื่อสารข้อมูลที่ทำจากทองแดงหรือเส้นใยแก้วนำแสง นิยมแบ่งเครือข่ายตามขนาดพื้นที่และจำนวนเครื่องที่ใช้งาน ได้แก่
1. แลน (LAN = Local Area Network) คือเครือข่ายบริเวณเฉพาะที่ จำกัดเขตเฉพาะภายในบริเวณอาคารหรือกลุ่มอาคารที่อยู่ใกล้กัน เนื่องจากข้อจำกัดของตัวกลางที่ใช้ส่งข้อมูล เช่น ภายในรั้วโรงเรียนหรือมหาวิทยาลัย เป็นต้น
2. แวน (WAN = Wide Area Network) คือเครือข่ายบริเวณกว้าง ระยะทางมากกว่า 10 กิโลเมตรขึ้นไปจนมากกว่าหลายพันกิโลเมตร ปกติเชื่อมโยงด้วยระบบสื่อสารสาธารณะ เช่น สายโทรศัพท์ เครือข่ายเส้นใยแก้วนำแสง หรือเครือข่ายสัญญาณดาวเทียม เป็นต้น
3. อินเทอร์เน็ต (Internet) คือเครือข่ายขนาดใหญ่ ประกอบด้วยเครือข่ายแวนจำนวนมาก ซึ่งครอบคลุมพื้นที่กว้างไกลทั่วโลก
ความหมายของระบบ
1. ระบบ (system) หมายถึง โครงสร้างหรือองค์ประกอบรวมทั้งหมดอย่างมีระบบ แสดงให้เห็นความสัมพันธ์ภายในของส่วนประกอบต่างๆ แต่ละส่วนและต่อส่วนรวมทั้งหมดของระบบอย่างชัดเจน
2. ระบบ (system) หมายถึง การรวบรวมส่งต่างๆ ทั้งหลายที่มนุษย์ได้รอกแบบและสร้างสรรค์ขึ้นมาเพื่อสามารถนำสิ่งเหล่านั้นมาจัดดำเนินงานให้บรรลุผลตามเป้าหมายที่วางไว้
3. ระบบ (system) หมายถึง ผลรวมขององค์ประกอบย่อย ๆ ที่มีเอกลักษณ์เป็นของตนเองและมาประกอบรวมกันเป็นระบบเพื่อทำหน้าท่บางอย่าง อาทิเช่น ร่างกายมนุษย์ สงคมมนุษย์ พืช รถยนต์ ฯลฯ
4. ระบบ (system) หมายถึง วิธีการใดๆที่ได้รับการจัดไว้อย่างเป็นระเบียบเพื่อเป็นหลักให้สมารถทำสิ่งหนึ่งสิ่งใดให้บรรลุเป้าหมาย ซึ่งอาจจะเป็นเป้าหมายในวงกว้างหรือในวงแคบๆ ก็ได้
5. ระบบ (system) หมายถึง ผลรวมของหน่วยย่อยซึ่งทำงานเป็นอิสระจากกันแต่มีปฏิสัมพันธ์กันเพื่อให้บรรลุตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้
6. ระบบ (system) คือ ส่วนรวมทั้งหมดซึ่งประกอบด้วยส่วนย่อยหรือส่งต่างๆ ที่มีความสัมพันธ์กันอาจจะเกิดโดยธรรมชาติ เช่น ร่างกายมนุษย์ซึ่งประกอบด้วยระบบการหายใจ การย่อยอาหาร ฯลฯ โดยแต่ละระบบต่างทำงานของคนแล้วมามีปฏิสัมพันธ์กัน เพื่อให้ร่างกายสามารถดำรงชีวิตอยู่ได้ หรือเป็นสิ่งที่มนุษย์ออกแบบและสร้างสรรค์ขึ้นอย่างมีระเบียบแล้วนำส่งเหล่านั้นมารวมกันเพื่อให้การดำเนินการบรรลุไปได้ความจุดหมายที่วางไว้
กล่าวโดยสรุประบบ คือ การรวบรวมส่วนประกอบต่างๆที่มีความสัมพันธ์กันภายในและมีปฏิสัมพันธ์กันโดยส่วนประกอบทั้งหลายนั้นจะร่วมกันทำงานอย่างเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน เพื่อให้การดำเนินงานนั้นบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้
ความหมายของวิธีการเชิงระบบ
วิธีการเชิงระบบหรือเทคนิคเชิงระบบ ( System Apporach ) หมายถึง วิธีการนำเอาความรู้เริ่องระบบเข้ามาเป็นกรอบช่วยในการค้นหาปัญหา กำหนดวิธีการแก้ปัญหาและใช้แนวทางความคิดเชิงระบบช่วยในการตัดสินใจแก้ปัญหา ( อุทัย บุญประเสริฐ , 2539 : 20 )
วิธีระบบหรือวิถีระบบ (systems Approach) ความหมาย กระบวนการที่ทำให้บรรลุผลสำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลต่อผลลัพธ์ที่กหนดซึ่งอยู่บนพื้นฐานหลักการความต้องการเป็นรูปแบบหนึ่งของการแก้ปัญหา เชิงตรรถวิทยา เช่นเดียวกับวิธีการทางวิทยาศาสตร์ เป็นกระบวนการที่ระบุความต้องการ หรือมีการเลือกปัญหา คำตอบ หรือข้อแก้ไขปัญหาต่างๆ และได้รับการเลือกจากตัวเลือกและวิธีการต่างๆ และใช้มรรควิธีต่างๆ ซึ่งได้รับการปรับใช้แล้วผลลัพธ์ที่ได้จะต้องมีการประเมินผล และการปรับปรุงแก้ไขตามที่กำหนดต่อส่วนต่างๆ ของระบบ ได้รับการดำเนินการจาสามารถบำบัดความต้องการ หรือความจำเป็นได้สั้นเชิง
ระบบเป็นระบบวิธีการแก้ไขด้วยตนเอง เชิงตรรกวิทยาสำหรับการตัดสินใจที่ใช้ในการออกแบบและพัฒนาสรรพส่งที่มนุษย์ทำขึ้นยุทธิวิธีของระเบียบวิธีนี้ประกอบด้วยหลักการวัตถุประสงค์การประกอบกิจ การจำแนกหน้าที่และองค์ประกอบต่างๆ การจัดเวลาการฝึกระบบและการทดสอบระบบ การติดตั้งและการควบคุมเชิงคุณภาพ
วิธีระบบเป็นกระบวนการทางวิทยาศาสตร์ที่มีการกำหนดปัญหาสมมติฐานการวิเคราะห์ข้อมูลและการดำเนินการทดลองชั้นนำไปสู่การสรุปผลที่เหมาะสม เพื่อการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น ถ้าผลสรุปหรือผลลัพธ์ที่ได้มาเป็นสิ่งที่คาดว่าจะได้ผลดีก็จะถูกนำมาทดลองใช้ แต่ถ้ายังไม่สามารถแก้ปัญหาได้ก็จะต้องมีการทดรองมาสังเกตใหม่จนกว่าจะได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง Henry lenman (อ้างถึงใน สุรพันธ์ ยันต์ทอง 2533 : 60 ) ได้ให้อธิบายความหมายของวิธีการเชิงระบบไว้ดังนี้
1. เป็นวิธีการแก้ปัญหาที่นำเอาวิธีการทางวิทยาศาสตร์มาใช้
2. เป็นวิธีการพัฒนาการแก้ปัญหา ที่กระทำอย่างเป็นระบบ เป็นขั้นเป็นตอน
3. เป็นกระการที่ขจัดความลำเอียง โดยไม่ยึดถือเอาความคิดของคนใดคนหนึ่งมาตัดสิน โดยไม่มีเหตุผลเพียงพอ
4. เป็นวิธีการแก้ปัญหาเป็นขั้นๆอย่างมีเหตุผล
5. เป็นการดำเนินงานโดยกลุ่มบุคคล ไม่ใช่คนใดคนหนึ่งแต่เพียงผู้เดียว
6. มีการวางแผนล่วงหน้าก่อนการดำเนินการแก้ปัญหาทุกครั้ง ว่าจะดำเนินการที่ละขั้นอย่างไร และเมื่อกำหนดแล้วจะไม่มีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขภายหลัง หรือไม่ดำเนินการตามขั้นตอนที่กำหนดไว้เป็นอันขาด นอกจากเป็นเหตุสุดวิสัย
7. ระหว่างการดำเนินงาน ถ้าต้องมีการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นในระบบ ต้องแก้ไขทันทีให้เสร็จ แล้วจึงดำเนินงานขั้นต่อไป แต่ทั้งนี้ต้องอยู่ในแผนที่กำหนดด้วย
8. ไม่มีการบอกยกเลิก ยกเว้นข้ามขั้นหรือหยุดกลางคัน แล้วนำผลที่ยังไม่ได้ดำเนินการไปถึงจุดสุดท้ายเมื่อบรรลุวัตถุประสงค์ของการแก้ไขปัญหามาใช้เท่านั้น
ก่อ สวัสดิพานิช ( อัดสำเนา :16 ) ได้ให้ความหมายของทฤษฎีเชิงระบบว่า เป็นกลวิธีอย่างหนึ่งซึ่งใช้ในการวิเคราะห์ การออกแบบและการจัดการ เพื่อให้บรรลุจุดมุ่งหมายที่วางไว้อย่าง
สัมฤทธิ์ผลและมีประสิทธิภาพ
โชเดอร์เบคและคณะ ( Schoderbek and Othors ) เสนอว่า การแก้ปัญหาในปัจจุบัน จำเป็นต้องมองที่ระบบมากกว่าพิจารณารายละเอียดของแต่ละปัญหา ตัวอย่างการใช้ Systems Approach ในการแก้ปัญหา ได้แก่ ระบบการขนส่ง ต้องมีการออกแบบระบบทางสัญจรที่ดี ซึ่งจะช่วยลดการสิ้นเปลืองเชื้อเพลิงได้ หรือการออกแบบเครื่องบินที่สามารถบรรจุผู้โดยสารได้จำนวนมาก แต่สนามบินขาดสิ่งอำนวยความสะดวก ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมองปัญหาโดยรวมหรือที่เรียกว่า Systems view or Systems Approach นอกจากนี้เขายังได้ขยายความว่า วิธีการเชิงระบบ มีความแตกต่างกับ วิธีการเชิงวิเคราะห์ ( Analytical approach ) ตรงที่ วิธีการเชิงระบบเป็นกระบวนการแยกแยะจากส่วนรวมทั้งหมด ออกเป็นส่วนๆที่เล็กกว่า เพื่อให้เข้าใจการทำหน้าที่ของส่วนร่วม วิธีการเชิงระบบอยู่บนพื้นฐานของ ทฤษฎีระบบทั่วไป ซึ่งสัมพันธ์เกี่ยวข้องกับการรวมเอาแนวทางปฎิบัติต่างๆ ได้แก่ การวิจัยดำเนินงาน การวิเคราะห์ระบบ การควบคุมระบบ และวิศวกรระบบ มารวมกันเข้าเพื่อการแก้ปัญหาอย่างเป็นระบบ จากความหมายของนักการศึกษาหลายท่าน จึงอาจสรุปได้ว่า วิธีการเชิงระบบ ( Systems approach ) หมายถึง วิธีการทางความคิดที่เป็นรูปแบบ ซึ่งแสดงให้เห็นวิธีการแก้ปัญหาอย่างเป็นระบบ โดยเน้นการมองปัญหาอย่างองค์รวม ทั้งนี้รูปแบบของวิธีการหาความรู้เกี่ยวข้องโดยตรงกับการวิเคราะห์ สังเคราะห์และวางรูปแบบการดำเนินการ โดยต้องเกี่ยวพันกับรูปแบบปฎิบัติทั้งภายในและภายนอกโดยใช้ระบบเปิดเป็นพื้นฐานความคิด
ความสำคัญของวิธีการเชิงระบบ
ความสำคัญของวิธีการเชิงระบบสามารถสรุปได้ 4 ประการคือ
1. มีความสำคัญในฐานะที่เป็นวิธีคิดที่สามารถจัดการกับปัญหาที่มีความยุ่งยากซับซ้อนได้อย่างมีประสิทธิภาพ
2. มีความสำคัญในฐานะที่เป็นเครื่องมือส่งเสริมวิธีคิดของบุคคลทั่วไป
3. มีความสำคัญในฐานะที่เป็นเครื่องมือสำหรับพัฒนาองค์ความรู้ในศาสตร์สาขาแขนงต่างๆทั้งวิทยาศาสตร์
4. มีความสำคัญในฐานะที่เป็นเครื่องมือสำหรับการบริหารงานในองค์การหรือหน่วยงานด้านการวางแผน นโยบายและอื่นๆ
แนวคิดเกี่ยวกับองค์การแห่งการเรียนรู้
แนวคิดรวบยอดเกี่ยวกับองค์การแห่งการเรียนรู้นี้ได้รับอิทธิพลและเป็นที่สนใจมาตั้งแต่ผลงานเขียนของ เซนจ์ ในหนังสือชื่อ ศาสตร์สาขา ที่ห้า (The Fifth Discipline) ซึ่งตีพิมพ์เมื่อ ค.ศ. 1990 คำว่า องค์การแห่งการเรียนรู้ (Leaming Organization) เป็นปฎานเชิงยุทธศาสตร์ในการจับและแลกเปลี่ยนการเรียนรู้ (Capture and Share Learming) เพื่อประโยชน์ของแต่ละบุคคล กลุ่มบุคคลหรือ หมู่คณะและองค์การ ซึ่งทำได้โดยการผนึกกำลังและความสามารถร่วมกัน เพื่อรับรู้และตีความหมายสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนไป เพื่อให้ความรู้ให้โดยการเรียนรู้และการปลี่ยนแปลงการปฏิบัติและเพื่อแปรรูปความรู้นี้ออกมาเป็นผลผลิตให้ได้ เซนจ์ให้คำนิยามองค์การแห่งการเรียนรู้ไว้ว่าเป็นองค์การที่บุคคลขยายขีดความสามารถของตนอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้บังเกิดผลลัพธ์ที่ตนปรารถนาอย่างแท้จริง ที่กระบวนทัศน์การคิดใหม่และขยายขึ้นมีการหล่อหลอมที่ส่วนร่วมมีอิสรภาพและที่บุคคลกำลังเรียนรู้วีเรียนด้วยกันอย่างต่อเนื่อง เซนจ์ อธิบายรูปแบบ (Mode) ของศาสตร์ห้าสาขาที่อาศัยซึ่งกันและกัน ซึ่งจำเป็นสำหรับองค์การที่ติดตามการเรียนรู้อย่างจริงจัง โดยกำหนดให้การคิดเชิงระบบ ( System Thinking) เป็นศาสตร์ที่ห้า (The Fifth Discipline) เพราะเซนจ์เชื่อว่าการคิดอย่างมีระบบเป็นคานหมุน ( Pivotal Lever) ในกระบวนการเรียนรู้และการเปลี่ยนแปลง หลักการของ เซนจ์ โดยย่อมีดังนี้
1. การคิดเชิงระบบ (Systems thinking) คือ กรอบแนวคิดรวบยอดที่เห็นส่วนทั้งหมดมีความสัมพันธ์และกลมเกลียวซึ่งกันและกัน
2. การรอบรู้ส่วนบุคคล (Personal Mastery) คือ กระบวนการของการมีปณิธานต่อวิสัยทัศน์ความเป็นเลิศ และการเรียนรู้ตลอดชีวิต
3. วิสัยทัศน์ร่วมกัน (Shared Vision) คือ การแลกเปลี่ยนภาพพจน์แห่งอนาคตที่ต้องการให้เป็นจริงร่วมกัน
4. การเรียนรู้เป็นหมู่คณะ (Team Learning) คือ กระบวนการของการเรียนรวมกัน แนวคิดมี อยู่ว่า สองหัวดีกว่าหัวเดียว
5.รูปแบบทางจิตใจ (Meatal Modeis) คือ สมมติฐานที่หยั่งลึกอยู่ในใจที่มีอิทธิพลต่อทัศนะ
และพฤติกรรมส่วนบุคคลและส่วนองค์การ
ศาสตร์ทั้งห้าสาขาข้างบนทำงานร่วมกันเพื่อสร้างองค์การแห่งการเรียนรู้ คำเปรียบเทียบเพื่ออธิบายความกระจ่างของรูปแบบที่อาศัยทฤษฎีระบบเป็นฐานนี้ คือ DNA ( ดีเอ็นเอ ) ที่ควบคุมการทำงานของระบบร่างกายหรือการเขียนด้วยลายมือตนเองตลอด (Hologram) แต่ละสาขาเป็นรูปแบบของระบบที่ซับซ้อน และส่วนรวมมีค่ามากกว่าผลบวกของส่วนย่อย
ทฤษฎีระบบพื้นฐาน
ทฤษฎีระบบพื้นฐาน (Basic Systems Theory)ขององค์การซึ่งมี 5 ส่วน คือ ปัจจัยป้อนกระบวนการแปรรูป ผลผลิต ข้อมูลย้อนกลับ และสภาพแวดล้อม ดังภาพต่อไปนี้
1. ปัจจัยป้อน (Inputs) คือทรัพยากรที่เป็นบุคคล วัสดุอุปกรณ์ เงิน หรือข้อมูลที่ใช้ในการผลิตหรือการบริการ
2. กระบวนการแปรรูป (Transformation Process) จาการใช้เทคโนโลยีและหน้าที่ในทางการบริหารตัวป้อนนำไปสู่กระบวนการแปรรูป ในโรงเรียนปฏิสัมพันธ์ระหว่างนักเรียนกับครูเป็นส่วนหนึ่งของการแปรรูปหรือกระบวนการเรียนรู้ ซึ่งทำให้นักเรียนกลายเป็นพลเมืองที่มีการศึกษา ซึ่งสามารถทำประโยชน์ให้แก่สังคมต่อไป
3. ผลผลิต (Output) ได้แก่ ผลิตภัณฑ์และการบริการขององค์การ องค์การทางการศึกษาผลิตและแจกจ่ายความรู้
4. ข้อมูลย้อนกลับ (Feedback) คือ สารสนเทศเกี่ยวกับผลผลิตหรือกระบวนการขององค์การ ซึ่งมีอิทธิพลต่อการคัดเลือกตัวป้อนระหว่างวงจรต่อไป ข้อสารสนเทศเช่นนี้อาจนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงทั้งในกระบวนการแปรรูปและผลผลิตในอนาคต
5. สภาพแวดล้อม (Environment) สภาพแวดล้อมที่อยู่ล้อมรอบองค์การ ได้แก่ แรงผลักดัน (Forces) ทั้งด้านสังคม การเมือง และเศรษฐกิจ ที่มาปะทะกับองค์การ
ดังนั้นการสร้างกรอบแนวคิดให้องค์การเป็นระบบเปิด (Open System ) จึงเป็นแนวคิดรวบยอดที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งของทฤษฏีระบบองค์การที่เป็นโรงเรียนหรือสถานศึกษาทั้งหมดเป็นระบบเปิด
ขั้นตอนของวิธีการเชิงระบบ
วิธีการเชิงระบบมีขั้นตอนที่สำคัญเพื่อในการศึกษาวิเคราะห์เกี่ยวกับการบริหารและการแก้ปัญหา จึงขอนำขั้นตอนวิธีการเชิงระบบของนักการศึกษา 3 ท่านที่น่าสนใจคือ โอเบียน และ อุทัย
บุญประเสริฐ และ เฮนรี่ เลมาน ซึ่งมีขั้นตอนวิธีการเชิงระบบกล่าวคือ โอเบียน จากมหาวิทยาลัยอีสเทอร์นวอชิงตัน ได้ระบุไว้ในหนังสือ Management Information Systems : A managerial and user perspective ถึงวิธีการเชิงระบบกับการแก้ปัญหาโดยทั่วไปว่า วิธีการเชิงระบบคือการปรับ ( Modify ) วิธีการทางวิทยาศาสตร์ ( the scientific method ) ซึ่งเน้นที่การแก้ปัญหา โดยวิธีการเชิงระบบนี้มีกิจกรรมสำคัญ 7 สำคัญ ซึ่งสัมพันธ์กับการแก้ปัญหาทั่วๆไป โดยเปรียบเทียบให้เห็น ขั้นตอนทั้งสองส่วนคือ
1. ทำความเข้าใจปัญหา ระบุปัญหา/โอกาสในเชิงบริบทของระบบ
2. รวบรวมข้อมูลเพื่ออธิบายปัญหาและโอกาส
3. ระบุทางแก้/ทางเลือกในการแก้ปัญหา
4. ประเมินในแต่ละทางเลือก
5. เลือกทางแก้ที่ดีที่สุด
6 . ปฎิบัติการตามทางแก้ที่เลือกไว้
7. ประเมินความสำเร็จของการปฎิบัติตามทางเลือก
อุทัย บุญประเสริฐ ( 2539 : 14-15 ) กล่าวถึ งวิธีการเชิงระบบว่า เป็นการทำงานจากสภาพที่เป็นอยู่ไปสู่สภาพที่ต้องการของงานนั้นทั้งระบบ โดยขั้นตอนที่สำคัญๆในเทคนิคเชิงระบบ ได้แก่
1) กำหนดปัญหาที่ต้องการแก้ไขและความต้องการในการพัฒนาของระบบให้ชัดเจน
2) การกำหนดวัตถุประสงค์ย่อยที่สัมพันธ์กับปัญหาและความต้องการในการพัฒนาและสัมพันธ์กับวัตถุประสงค์รวมของระบบใหญ่ทํ้งระบบเพื่อสร้างกรอบหรือขอบเขตในการทำงาน (สิ่งที่ต้องการ )
3) ศึกษาถึงสิ่งแวดล้อมหรือข้อจำกัดในการทำงานของระบบและทรัพยากรที่หามาได้
4) สร้างทางเลือกในการแก้ปัญหาหรือวิธีการในการพัฒนา
5) ตัดสินใจเลือกทางที่เหมาะสม ด้วยวิธีการที่มีเหตุผลเป็นระบบ เป็นไปตามกฎเกณฑ์ที่เหมาะสมคำนึงถึงความเป็นไปได้ในการปฏิบัติ
6) ทดลองปฎิบัติทางเลือกที่ได้ตัดสินใจเลือกไว้
7) ประเมินผลการทดลองหรือผลการทดสอบ
8) เก็บรวบรวมข้อมูลป้อนกลับอย่างเป็นระบบเพื่อปรับปรุงระบบนั้นให้เหมาะสมยิ่งขึ้น
9) ดำเนินการเป็นส่วนของระบบปกติ
ส่วนเฮนรี่ เลมาน ได้เสนอขั้นตอนของวิธีการเชิงการระบบไว้ดังนี้
1) ปัญหา ( Need )
2) วัตถุประสงค์ ( Objective )
3) ข้อจำกัด( Constrains )
4) ข้อเสนอทางแก้ปัญหา ( Alternatives )
5) การเลือกข้อเสนอ ( Selection )
6) ทดลองปฎิบัติ ( Implemention )
7) ประเมินผล ( Evaluation )
8) ปรับปรุงและนำไปใช้ ( Modification )
จากแนวคิดจากการนำเสนอขั้นตอนวิธีการเชิงระบบของนักการศึกษาหลายๆท่านที่กล่าวมาข้างต้นนั้น พอจะสรุปเป็นขั้นตอนหลักๆได้ 5 ขั้นตอนคือ
1. ระบุปัญหาที่ต้องการแก้ไข
2. ระบุทางแก้หรือทางเลือกเพื่อแก้ไขปัญหา
3. เลือกทางแก้ไข
4. ปฎิบัติตามแนวทางที่ได้เลือกไว้
5. ประเมินความสำเร็จของการปฎิบัติตามทางเลือกและนำไปปรับปรุง
การประยุกต์ใช้วิธีการเชิงระบบ
การประยุกต์ใช้วิธีการเชิงระบบในภาพรวมนั้น อุทัย บุญประเสริฐ ได้สรุปขั้นตอนสำคัญๆ
ไว้ 5 ขั้นตอน ดังต่อไปนี้
1. จะต้องทราบปัญหาที่จะต้องแก้ไขให้แจ้งชัด ว่าเป็นปัญหาของระบบนั้นที่แท้จริง ( Need Identification and Objective setting )
2. คิดหาวิธีการหรือแนวทางเลือก ( Alternative ) ในการแก้ไขอันเป็นผลมาจากการวิเคราะห์ระบบและทำความเข้าใจถึงพฤติกรรมของระบบ ตลอดจนข้อจำกัดต่างๆที่มีต่อการทำงานของระบบ
3. เลือกวิธีการใดวิธีหนึ่งที่พิจารณาว่าเหมาะสมที่สุด ดีที่สุด และนำออกปฎิบัติ ( Desiging and implementing )
4. ประเมินผลการปฎิบัติ ( Evaluation ) เพื่อทราบผล และเพื่อให้ข้อมูลป้อนกลับ
5. รับข้อมูลป้อนกลับและปรับระบบต่อไป ( Feedback and Modification ) วิธีการเชิงระบบนั้น หากพิจารณาในด้านประโยชน์ที่นำมาใช้งานด้านต่างๆแล้วจะพบว่า เหมาะกับปัญหาที่มีความซับซ้อนและลึกซึ้ง เพราะจะทำให้มองงานนั้นทั้งภาพรวมและส่วนปลีกย่อยอย่างทั่วถึงสัมพันธ์กัน เราสามารถนำแนวคิดของวิธีการเชิงระบบไปประยุกต์กับการบริหารจัดการในองค์การประเภทต่างๆได้เป็นอย่างดี โดยยึดสาระสำคัญและขั้นตอนการดำเนินงานของวิธีการเชิงระบบเป็นสำคัญ ในที่นี้ขอเสนอตัวอย่างการประยุกต์ใช้วิธการเชิงระบบของนักการศึกษา ได้แก่
ตัวอย่างที่ 1 การประยุกต์ใช้วิธีการเชิงระบบเพื่อออกแบบการเรียนการสอน ซึ่งสามารถดำเนินการดำเนินการเป็น 5 ขั้นตอน คือ ( Husen and Postlethwaite , 1994 )
ขั้นที่ 1 กำหนดปัญหา โดยดำเนินการวิเคราะห์ข้อมูลในด้านงานหรือกิจกรรมเนื้อหาวิชาและ
ผู้เรียน กำหนดเป็นปัญหาโดยแสดงในรูปจุดประสงค์การเรียนการสอน
ขั้นที่ 2 วิเคราะห์ปัญหา เพื่อกำหนดทางเลือกในรูปวิธีการหรือสื่อเพื่อการแก้ปัญหาการเรียน
การสอนที่กำหนดไว้
ขั้นที่ 3 เลือกและออกแบบทางเลือกเพื่อแก้ปัญหา เพื่อกำหนดเป็นแผนการเรียนการสอนซึ่งเป็น
ระบบของวิธีการหรือสื่อ
ขั้นที่ 4 นำแผนการเรียนไปใช้และทดสอบ เพื่อหาผลที่ได้จากการปฎิบัติ
ขั้นที่ 5 ทำการประเมินผลเพื่อปรับปรุง เพื่อปรับปรุงระบบก่อนนำไปใช้จริง
ตัวอย่างที่ 2 การนำวิธีการเชิงระบบไปใช้ในกองทัพเรือแคนาดา ( Romiszowski, 1970 : 34-36 ) กองทัพเรือแคนาดา ได้จัดทำโครงการอบรมขึ้นในกองทัพเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน โดยมีฐานความคิดว่า การจัดอบรมควรต้องเกิดจากความต้องการของผู้เข้ารับการอบรม วิธีการอบรมต้องใหม่ๆ มีเทคนิคใหม่ แต่ไม่ทราบว่านักบินหรือลูกเรือของเขาต้องการพัฒนาในเรื่องใด จึงมีการนำวิธีการเชิงระบบมาใช้ โดยมีหลักการดังนี้ 1) รวบรวมข้อมูล 2) การตัดสินใจสั่งการ 3) การบันทึกรายงานเพื่อการติดต่อสื่อสาร 4) ประเมินการฝึกอบรม
ซึ่งการกำหนดความต้องการและเกณฑ์ในการตัดสินใจในการฝึกอบรม ต้องมีการดำเนินการ
8 ขั้นตอนคือ
1. กำหนดความต้องการปฎิบัติงาน ( Operational requirment ) โดยการวิเคราะห์งาน
2. กำหนดทักษะความรู้ และ คุณลักษณะของผู้เข้ารับการอบรม
3. กำหนดวัถตุประสงค์ของการจัดอบรม โดยเน้นที่การปฎิบัติของผู้เข้ารับการอบรม ในการที่
จะนำผลการอบรมไปใช้ให้เป็นมาตรฐาน
4. กำหนดเกณฑ์วัด เพื่อตรวจสอบความสามารถของผู้เข้ารับการอบรม ว่า บรรลุตาม
วัตถุประสงค์ หรือไม่
5. สังเคราะห์การออกแบบฝึกอบรมจากเอกสารและวิธีการต่างๆรวมทั้งการพัฒนาเครื่องมือที่
ใช้ในการโครงการฝึกอบรม
6. นำโครงการไปใช้ในการตัดสินใจจัดฝึกอบรม
7. ประเมินประสิทธิผลของการฝึกอบรม โดยนำเสนอข้อมูลทางสถิติ
8. นำผลการประเมินมาตรวจสอบเพื่อหาจุดบกพร่อง เช่น อาจต้องมีการปรับปรุงวัตถุประสงค์
ของการฝึกอบรมใหม่ นั่นก็คือ Feedback นั่นเอง
บทสรุป
การศึกษาวิธีการเชิงระบบ เป็นกระบวนการหนึ่งที่สามารถนำไปประยุกต์ใช้กับการบริหารงานในองค์การประเภทต่างๆ โดยที่พิจารณาการบริหารในลักษณะองค์รวมที่มีเป้าหมาย กระบวนการ ระบบย่อย และองค์ประกอบต่างๆที่มีปฎิสัมพันธ์กัน มีการปฎิบัติงาน แลกเปลี่ยนข่าวสาร เพื่อบรรลุเป้าหมายทางการบริหาร ประโยชน์จากการใช้วิธีการเชิงระบบคือ วิธีการนี้จะเป็นการประกันว่า การดำเนินงานจะดำเนินต่อไปตามขั้นตอนที่วางไว้ โดยช่วยให้การทำงานตามระบบบรรลุตามเป้าหมาย โดยใช้เวลา งบประมาณและบุคลากรอย่างมีประสิทธิภาพและคุ้มค่ามากที่สุด แบบจำลองระบบจะช่วยป้องกัน การลงทุนที่ไม่จำเป็นได้มาก แนวคิดวิธีการเชิงระบบเป็นอีกแนวทางหนึ่งที่จะมีบทบาทในการสร้างสรรค์งานและแก้ปํญหาในองค์การได้เป็นอย่างดีและมีการพัฒนาวิธีการคิดนี้ในการแก้ปัญหาที่หลากหลายแต่ขั้นตอนหลักๆจะไม่แตกต่างกันมากนัก
2.ระบบสารสารเทศ
ระบบสารสนเทศ (Information System) คือ การประมวลผล ข้อมูล ข่าวสาร อย่างเป็นขั้นตอนและเป็นกระบวนการ เพื่อให้ข้อมูลในรูปของข่าวสารที่เป็นประโยชน์สูงสุด และเป็นข้อสรุป ที่สามารถนำไปใช้สนับสนุนการบริหาร และการตัดสินใจ ทั้งในระดับปฏิบัติการ ระดับกลางและระดับสูง ระบบสารสนเทศจึงเป็นระบบที่จัดตั้งขึ้น เพื่อปฏิบัติการเกี่ยวกับข้อมูล ดังต่อไปนี้
1) รวบรวมข้อมูลทั้งภายใน ภายนอก ที่จำเป็นต่อหน่วยงาน
2) จัดกระทำเกี่ยวกับข้อมูลเพื่อให้เป็นสารสนเทศที่พร้อมจะใช้ประโยชน์ได้
3) จัดให้มีระบบเก็บเป็นหมวดหมู่ เพื่อสะดวกต่อการค้นหาและนำไปใช้
4) มีการปรับปรุงข้อมูลเสมอเพื่อให้อยู่ในสภาพที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบันตลอดเวลา
ในการทำงานใดๆ ให้ลุล่วงตามวัตถุประสงค์และภารกิจที่ได้รับมอบหมาย จะต้องมีการวางแผนและออกแบบระบบการทำงาน ให้ดีที่สุด เพื่อลดปัญหาความผิดพลาด และความล่าช้าของปฏิบัติงาน ระบบสารสนเทศเป็นกระบวนการจัดการข้อมูลข่าวสาร ในการดำเนินงานทั้งส่วนบุคคลและองค์กรทำงาน สารสนเทศโดยทั่วไปเป็นกระบวนการทำงาน ที่ประกอบด้วย คน ข้อมูล และเครื่องจักร สิ่งที่จำเป็นในการดำเนินงานระหว่างองค์ประกอบสามประการนี้ ได้แก่การสื่อสารข้อมูลระหว่างกัน เพื่อให้การทำงานสอดคล้องประสานกันไปในทิศทางที่ต้องการ
การสื่อสารเป็นการถ่ายทอดความรู้สึกนึกคิด จากแหล่งกำเนิดเนื้อหาสาระไปสู่ปลายทาง เพื่อความเข้าใจซึ่งกันและกัน การสื่อสารระหว่างบุคคล ใช้ช่องทางผ่านอวัยวะรับสัมผัสทั้ง 5 ได้แก่ ตา หู จมูก ลิ้น ผิวกาย โดยใช้สื่อที่เหมาะสม เช่น เสียงพูด รู ปภาพ กลิ่น รสชาด ผิวสัมผัส ส่วนการสื่อสารระหว่างคนกับเครื่องจักร ต้องใช้โปรแกรม หรือคำสั่งที่เหมาะสมกับเครื่องจักรแต่ละชนิด ตัวอย่างเช่น การสื่อสารกับรถยนต์ด้วยพวงมาลัย เพื่อสั่งการให้ไปตามทิศทางที่ต้องการ การเหยียบครัช เข้าเกียร์ และคันเร่งเพื่อให้รถเคลื่อนตัวการเหยียบเบรกเพื่อให้รถหยุด ข้อมูลที่ถูกป้อนเพื่อให้รถยนต์ตอบสนอง คือ แรงที่กระทำต่อพวงมาลัย และคันบังคับของเกียร์ ครัช หรือเบรก ข้อมูลที่เกี่ยวข้องในการตัดสินใจ ที่จะสั่งรถยนต์ให้เป็นไปตามความต้องการ คือ สิ่งแวดล้อมที่เรามองเห็น ได้ยิน ได้กลิ่น ผิวกายสัมผัส หรือลิ้มรส เช่น ถนน ทุ่งนา ท้องฟ้า ต้นไม้ คน บ้าน ฯลฯ รวมทั้งความต้องการภายในของบุคคลและสังคม ข้อมูลต่างๆ ดังกล่าวจะถูกวิเคราะห์ สังเคราะห์ จำแนกแยกแยะ และสรุป เป็นหมวดหมู่หรือเป็นสารสนเทศอย่างรวดเร็ว เพื่อเป็นความรู้ที่ใช้ตัดสินใจในการเดินทาง ด้วยรถยนต์ไปสู่จุดหมายปลายทางที่ต้องการ ระดับการตัดสินใจในการเดินทาง ขึ้นอยู่กับความถูกต้องชัดเจนของข้อมูลสารสนเทศผสมผสานกับ กระบวนการรับรู้และเรียนรู้ของบุคคล ประสบการณ์ที่สลับซับซ้อนลักษณะนี้ เรียกว่า ระบบงานสารสนเทศ
ระบบสารสนเทศ เป็นงานที่เกี่ยวกับ ข้อมูล ประเภทตัวอักษร และตัวเลขจำนวนมากมายมหาศาล หากดำเนินการด้วยมนุษย์หรือเครื่องมือพื้นฐาน จะทำให้เสียเวลามาก ในการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงข้อมูล การคิดคำนวณเพื่อประมวลผลจนกลายเป็นสารสนเทศ ทำให้เกิดความล่าช้าและมีโอกาสผิดพลาดได้ง่าย ปัจจุบันมนุษย์ได้นำระบบคอมพิวเตอร์มาใช้ในการดำเนินงานสารสนเทศแทบทุกสาขาอาชีพ เนื่องจากคอมพิวเตอร์เป็นเครื่องไฟฟ้าระบบดิจิตอลที่มีศักยภาพสูงในการเก็บรวบรวมข้อมูลได้จำนวนมาก สามารถจำแนก จัดหมวดหมู่เป็นสารสนเทศ และนำเสนอได้อย่างรวดเร็ว
คอมพิวเตอร์ทำงานได้ด้วยคำสั่งหรือชุดคำสั่งที่ เรียกว่า โปรแกรม ซึ่งโปรแกรมมีลักษณะเป็นนามธรรมไม่สามารถจับต้องได้ เป็นสื่อประเภท ซอฟต์แวร์ (Software) ในการดำเนินงานที่มีระบบงานใหญ่ อาจต้องใช้โปรแกรมหลายโปรแกรมร่วมกัน เป็นคำสั่งให้ครอบคลุมกิจกรรมหรือภาระงาน โปรแกรมอาจจะถูกป้อนเข้าทางแป้นอักขระ หรือจากแผ่นดิสก์ หรือแผ่นซีดี โปรแกรมคอมพิวเตอร์ทำหน้าที่ คำนวณประมวลผลข้อมูล ด้วยกรรมวิธีที่กำหนดขึ้นตามจุดประสงค์ของงาน เพื่อกลั่นกรองข้อมูลออกมาเป็นสารสนเทศ เพื่อช่วยในการตัดสินใจกระทำหรือไม่กระทำอย่างใดอย่างหนึ่งได้อย่างเหมาะสม
3.องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ
การจำแนกองค์ประกอบ ระบบสารสนเทศมีหลายวิธี ขึ้นอยู่กับเกณฑ์หรือวัตถุประสงค์ของแต่ละงาน ในที่นี้จำแนกเป็น 2 ประเภท ได้แก่ องค์ประกอบหลัก และองค์ประกอบด้านต่าง ๆ
3.1 องค์ประกอบหลักของระบบสารสนเทศ
องค์ประกอบหลักของระบบสานสนเทศ มีองค์ประกอบหลัก 2 ส่วน ได้แก่ ระบบการคิด และระบบของเครื่องมือ
ระบบการคิด หมายถึง กระบวนการและขั้นตอนในการจัดลำดับ จำแนก แจกแจง และจัดหมวดหมู่ข้อมูลต่างๆ เพื่อความสะดวกในการจัดเก็บและเผยแพร่ ระบบการคิดจึงเป็นจุดเริ่มต้น ที่สำคัญของงานสารสนเทศทั้งระดับพื้นฐานและระดับสูงที่มีความสลับซับซ้อนจนต้องใช้ทักษะการจัดการและเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสูง เข้ามาใช้ในการดำเนินงาน
ระบบเครื่องมือ หมายถึง วัสดุอุปกรณ์ หรือเครื่องมือ ที่นำมาใช้ในการรวบรวม จัดเก็บ และเผยแพร่ สารสนเทศให้ดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ ปัจจุบันคอมพิวเตอร์ และเครือข่ายอินเตอร์เน็ต เป็นเครื่องมือในการจัดการสารสนเทศที่นิยมใช้อย่างแพร่หลายในองค์กร หน่วยงาน หรืองานธุรกรรมต่างๆ แทบทุกวงการ จนทำให้คอมพิวเตอร์และเครือข่ายอินเตอร์เน็ตกลายเป็นสัญลักษณ์ของสารสนเทศ
3.2 องค์ประกอบด้านต่าง ๆ ของระบบสารสนเทศ
เนื่องจากสารสนเทศเป็นวิธีการหรือกระบวนการในการจัดการข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานต่าง ๆ ดังนั้นองค์ประกอบสารสนเทศของงานแต่ละด้านจึงแตกต่างกัน ดังนี้
3.2.1 องค์ประกอบของสารสนเทศด้านจุดมุ่งหมาย
ในการแก้ปัญหา มี 4 ประการ ได้แก่
- ข้อมูล (Data)
- สารสนเทศ (Information)
- ความรู้ (Knowledge)
- ปัญญา (Wisdom) ที่ช่วยแก้ปัญหาในการดำเนินงาน
3.2.2 องค์ประกอบของสารสนเทศด้านขั้นตอน ในการดำเนินงานมี 3 ประการ
คือ ข้อมูลนำเข้า (Input) กระบวนการ (Process) และผลลัพธ์ (Output) การทำงานจะเริ่มตั้งแต่การเปลี่ยนข้อมูลดิบที่เข้ามาสู่การคำนวณประมวลผลหรือการกลั่นกรองจนได้ชิ้นงานหรือผลลัพธ์ (output) และจัดเก็บเพื่อนำออกมาเผยแพร่ในลักษณะของสารสนเทศต่อไป
3.2.3 องค์ประกอบของสารสนเทศในหน่วยงาน ได้แก่ บุคคลหรือองค์กร เทคโนโลยี ข้อมูล และระบบสารสนเทศ
3.2.4. องค์ประกอบระบบสารสนเทศทั่วไป (Information Process Systems) ประกอบด้วย องค์ประกอบดังนี้ คือ เครื่องคอมพิวเตอร์และเครือข่ายสื่อสารข้อมูล (hardware) ข้อมูล(data) สารสนเทศ (information)โปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ (software) บุคลากรด้านคอมพิวเตอร์ (people ware)
4.ขั้นตอนการจัดระบบสารสนเทศ
การจัดระบบสารสนเทศเป็นการกำหนดขั้นตอนการดำเนินงานและการแก้ปัญหาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของงานสารสนเทศ โดยการรวบรวมและวิเคราะห์ปัญหา ข้อมูล วิธีการ ทรัพยากร เพื่อแก้ปัญหาและประเมินผลลัพธ์ที่ได้ให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้น ซึ่งประกอบด้วย 4 ขั้นตอน ดังนี้
ขั้นที่ 1 การวิเคราะห์ระบบ (System Analysis)
วิธีการวิเคราะห์ระบบสารสนเทศ แบ่งออกเป็น 4 หน่วยย่อย คือ
1) วิธีวิเคราะห์แนวทางการปฏิบัติงาน (Mission Analysis) คือ การพิจารณาทิศทางในการดำเนินการและจุดมุ่งหมายของระบบสารสนเทศ เพื่อบรรลุจุดมุ่งหมายที่ตั้งไว้ ผู้วิเคราะห์ต้องรู้ถึงองค์ประกอบของกระบวนการแก้ปัญหาด้วยสารสนเทศ โดยกำหนดจุดมุ่งหมายของการปฏิบัติงานอย่างกว้างๆ ให้ครอบคลุมสภาพปัญหาไปสู่สภาพที่พึงประสงค์ เพื่อเป็นเกณฑ์ว่างานนั้นสำเร็จดีหรือไม่ มีปัญหาอุปสรรค ข้อบกพร่องหรือไม่อย่างไร
2) วิเคราะห์หน้าที่ (Functional Analysis) เป็นการกำหนดหน้าที่โดยละเอียดตามที่กำหนดไว้ในแนวทางปฏิบัติงานเกี่ยวกับสารสนเทศ
3) วิเคราะห์งาน (Task Analysis) เป็นการกำหนดสิ่งที่ต้องการกระทำตามหน้าที่ ที่ได้กำหนดไว้ในขั้นการวิเคราะห์หน้าที่ การวิเคราะห์หน้าที่และงานเป็นสิ่งขยายขั้นการวิเคราะห์แนวทางปฏิบัติงาน
4) วิเคราะห์วิธีการและสื่อ (Method-Means Analysis) เป็นการกำหนดหลักการปฏิบัติ กลวิธี และสื่อที่จะนำไปสู่จุดมุ่งหมาย หรือสิ่งที่ต้องการ
ขั้นที่ 2 การสังเคราะห์ระบบ (System Synthesis)
วิธีการสังเคราะห์ระบบช่วยเกลี่ยน้ำหนักเนื้อหาหรือภาระงานของขั้นตอนต่างๆ ให้มีความสมดุลในการแก้ปัญหาซึ่งมีขั้นตอนย่อย ดังนี้
1) การเลือกวิธีการหรือกลวิธี เพื่อหาช่องทางไปสู่จุดมุ่งหมายแล้วทดสอบและทดลองกลวิธี เพื่อปรับปรุงให้เหมาะสมกับสารสนเทศที่วิเคราะห์และสังเคราะห์ไว้
2) ดำเนินการแก้ปัญหาด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร โดยเลือกกลวิธีที่เหมาะสมที่วางแผนแล้วก่อนใช้กลวิธีนั้นดำเนินการแก้ปัญหา
3) ประเมินผลประสิทธิภาพ การดำเนินงานโดยการแก้ปัญหา แล้วประเมินผลเพื่อหาประสิทธิภาพของผลลัพธ์ได้
ขั้นที่ 3 การสร้างแบบจำลอง (Construct a Model)
แบบจำลองเป็นการถ่ายทอดความรู้สึกนึกคิด ออกมาเป็นภาพที่มองเห็นได้อย่างชัดเจน ซึ่งอาจเป็นภาพลายเส้น หรือรูปสามมิติ แบบจำลองระบบทำให้เข้าใจโครงสร้าง องค์ประกอบ และขั้นตอนในการดำเนินงาน สามารถตรวจสอบหรือทำนายผลที่จะเกิดขึ้นก่อนที่จะนำระบบไปใช้จริง ระบบการทำงานแม้จะมีจุดมุ่งหมายอย่างเดียวกัน แต่อาจจะมีแบบจำลองระบบไม่เหมือนกัน
5.ประเภทของระบบสารสนเทศ
การจำแนกสารสนเทศตามจำนวนคนที่เกี่ยวข้องในองค์กร แบ่งได้ 3 ระดับ คือ ระบบสารสนเทศระดับบุคคล ระบบสารสนเทศระดับกลุ่ม และระบบสารสนเทศระดับองค์กร
1. ระบบสารสนเทศระดับบุคคล คือ ระบบที่เสริมประสิทธิภาพและเพิ่มผลงานให้แต่ละบุคคล ในหน้าที่รับผิดชอบ ปัจจุบันคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลมีขนาดเล็กลง ราคาถูก แต่มีความสามารถใน การประมวลผลด้วยความเร็วสูงขึ้น ประกอบกับมีโปรแกรมสำเร็จที่ทำให้ใช้งานได้ง่าย กว้างขวางและคุ้มค่ามากขึ้น เช่น พนักงานขายควรมีข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าเป็นอย่างดี มีการจัดเก็บข้อมูลของลูกค้า เช่น ชื่อ ที่อยู่ ความสนใจในตัวสินค้า หรือข้อมูลอื่นๆ ที่จะสนับสนุนงานขาย จัดการและควบคุมการทำงานของตนเองได้ เช่น ระบบวิเคราะห์ข้อมูลการขาย
2. ระบบสารสนเทศระดับกลุ่ม คือ ระบบสารสนเทศที่ช่วยเสริมการทำงานของกลุ่มบุคคลที่มีเป้าหมายการทำงานร่วมกันให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เตรียมสภาวะแวดล้อมที่จะเอื้ออำนวยประโยชน์ในการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่ม โดยทำเป้าหมายของธุรกิจดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิผล มีการใช้ทรัพยากรร่วมกัน โดยเฉพาะข้อมูลและอุปกรณ์เทคโนโลยีพื้นฐาน เชื่อมต่อกันด้วยเครือข่ายแลน การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในลักษณะการทำงานกลุ่ม สามารถใช้กับงานต่าง ๆ เช่น ระบบบริการลูกค้า การประชุมผ่านเครือข่าย ระบบการไหลเวียนอัตโนมัติของเอกสาร ระบบการจัดตารางเวลาของกลุ่ม ระบบการบริหารโครงการของกลุ่ม
3. ระบบสารสนเทศระดับองค์กร คือ ระบบสารสนเทศที่สนับสนุนการดำเนินงานขององค์กรในภาพรวม เพื่ออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงานร่วมกันของหลายแผนกโดยการใช้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องร่วมกันด้วยวิธีส่งผ่านถึงกันจากแผนกหนึ่งข้ามไปอีกแผนกหนึ่ง ระบบนี้สามารถสนับสนุนงานในระดับผู้ปฏิบัติการและการตัดสินใจ โดยอาจนำข้อมูลมาแสดงสรุปในแบบฟอร์มที่ต้องการ หัวใจสำคัญของระบบสารสนเทศระดับองค์กร คือ ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายในองค์กรที่จะต้องเชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ของแต่ละแผนก เข้าด้วยกันเพื่อให้เกิดการใช้ข้อมูล และทรัพยากรร่วมกัน
6.ข้อมูลและสารสนเทศ
ดังที่กล่าวมาแล้วว่าการทำงานใด ๆ ที่ได้ผลดีจำเป็นต้องมีข้อมูลที่ถูกต้องครอบคลุมและตรงประเด็นประกอบการตัดสินใจในการเลือกวัตถุดิบ เนื้อหาสาระ บุคลากร และวิธีการปฏิบัติได้อย่างเหมาะสม โดยการจำแนกแจกแจง จัดหมวดหมู่และการประมวลผลข้อมูลที่เกี่ยวข้องทุกด้าน อย่างเป็นระบบที่เรียกว่าสารสนเทศ จึงนับได้ว่าข้อมูลและสารสนเทศ มีประโยชน์ต่อการดำเนินงานของบุคคลและหน่วยงาน
1. ข้อมูล (data)
ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงที่ปรากฏให้เห็นเป็นประจักษ์สามารถรับรู้ได้ด้วยประสาทสัมผัสทั้งห้า ทั้งที่สามารถนับได้และนับไม่ได้ มีคุณลักษณะเป็นวัตถุสิ่งของ เหตุการณ์หรือสถานการณ์ ทั้งที่เกิดขึ้นเองตามธรรมชาติและเป็นสิ่งที่มนุษย์สร้างขึ้น และต้องเป็นสิ่งมีความหมายในตัวมันเองซึ่งอาจจะอยู่ในรูปของรูปภาพ แสง สี เสียง รส นอกจากนี้ข้อเท็จจริงอาจจะอยู่ในรูปของคุณสมบัติเป็นน้ำหนัก แรง อุณหภูมิ จำนวน ซึ่งสามารถแทนค่าด้วยตัวเลข ตัวอักษรข้อความก็ได้ อย่างไรก็ตามข้อมูลที่นำมาใช้ให้เกิดประโยชน์มีหลายระดับตั้งแต่ข้อมูลเบื้องต้นหรือข้อมูลดิบจนถึงข้อมูลสารสนเทศ ซึ่งแต่ละอย่างมีความหมาย ดังนี้
ข้อมูลดิบ (raw data) หมายถึง วัตถุสิ่งของ เหตุการณ์ สถานการณ์ ที่มีคุณลักษณะหรือคุณสมบัติอยู่ในสภาพเดิม มีความอิสระเป็นเอกเทศในตัวมันเอง ยังไม่ผ่านการกลั่นกรอง ไม่ได้ถูกนำไปแปรรูปหรือประยุกต์ใช้กับงานใดๆ การตีความข้อมูลดิบเกิดจากพฤติกรรมการรับรู้การเรียนรู้หรือประสบการณ์ในการสังเกต การวัด การนับ การสัมผัสจับต้อง หรือกรรมวิธีอื่นๆ จนสามารถระบุได้ชัดเจนว่าข้อมูลนั้นมีคุณลักษณะหรือคุณสมบัติเป็นอย่างไร มีชื่อเรียกว่าอะไร ข้อมูลดิบทุกชนิดที่อยู่ล้อมรอบตัวเรามีจำนวนมากมายมหาศาลแต่ละชนิดล้วนมีศักยภาพและความสำคัญในตัวมันเองทั้งสิ้น แต่ข้อมูลดิบบางชนิดอาจจะไม่จำเป็นไม่มีประโยชน์สำหรับบุคคลบางคน บางกลุ่ม บางงาน หรือบางสถานการณ์ ดังนั้นการนำข้อมูลดิบไปประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดจึงขึ้นอยู่กับการใช้วิจารณญาณในการวิเคราะห์องค์ประกอบต่างๆที่เกี่ยวข้องอย่างรอบด้านผสมผสานอย่างสอดคล้องกับเนื้อหาสาระ วัตถุประสงค์ และธรรมชาติของบุคลากร ข้อมูลดิบที่ดีจะต้องมีคุณสมบัติถูกต้อง (accurate) ต้องปรากฏให้เห็นอย่างถูกต้องตามความเป็นจริง ไม่ผิดพลาดคลาดเคลื่อนจากความเป็นจริง ไม่ใช่ภาพลวงตาหรือความคิดเพ้อฝันตามจินตนาการ มีคุณลักษณะเฉพาะที่ชัดเจนแน่นอนสามารถระบุได้ว่าสิ่งนั้น คือ อะไร เช่น ก้อนหิน ต้นไม้ ท่อนฟืน ต้นข้าว ฟาง น้ำ น้ำร้อน น้ำเย็น ทราย จาน ชาม ถ้วย บ้าน วัด เสียงนก เสียงคน พายุ ลม ฝน หนัก เบา ฯลฯ ดังนั้น ข้อมูลที่ดีต้องมีคุณสมบัติชัดเจนปราศจากข้อสงสัยในการตีความ
6.2 สารสนเทศ (informational)
สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่ผ่านการกลั่นกรองโดยการจำแนกแจกแจง จัดหมวดหมู่ การคำนวณและประมวลผลแล้ว สามารถนำไปประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์ในการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพต่อไปได้ อย่างไรก็ตามสารสนเทศที่ประกอบด้วยเนื้อหาสาระพื้นฐานทั่วไปอาจกลายเป็นข้อมูลสำหรับงานสารสนเทศขนาดใหญ่ที่มีความสลับซับซ้อนก็ได้ ข้อมูลดังกล่าวจึงเรียกว่า ข้อมูลสารสนเทศ (informational data) ดังนั้นการตีความในความหมายของสารสนเทศจึงมีหลายระดับ ขึ้นอยู่กับคุณลักษณะเฉพาะของแต่ละงานว่ามีการเชื่อมโยงสัมพันธ์กับองค์ประกอบต่าง ๆ อย่างกว้างขวางหรือซับซ้อนมากน้อยเพียงใด หากมีความซับซ้อนมากสารสนเทศเบื้องต้นก็จะกลายเป็นข้อมูลสารเทศของงานสารสนเทศขนาดใหญ่หรือสารสนเทศขั้นสูงต่อไปตามลำดับ
6.2.1 คุณสมบัติของข้อมูลสารสนเทศที่ดี
ข้อมูลสารสนเทศที่ดีจะต้องมีคุณสมบัติดังนี้
1) ความถูกต้อง (accurate) ข้อมูลสารสนเทศที่ดีต้องแสดงให้เห็นถึงความเชื่อมโยงสัมพันธ์ขององค์ประกอบที่เกี่ยวข้องอย่างถูกต้องตามความเป็นจริง ไม่ผิดพลาดคลาดเคลื่อนจากความเป็นจริง สามารถอ้างอิงได้จากแหล่งข้อมูลอื่นโดยเฉพาะข้อมูลดิบ สามารถแสดงขั้นตอนหรือกระบวนการด้วยสื่อที่เหมาะสม เช่น ตัวอักษรข้อความ รูปภาพ แผนภูมิ แผนภาพ ภาพเคลื่อนไหว แสง สี เ สียง เป็นต้น ดังนั้นข้อมูลสารสนเทศที่ดีต้องมีคุณสมบัติถูกต้องชัดเจนปราศจากข้อสงสัยในการตีความ สามารถนำไปประยุกต์ใช้ในการตัดสินใจได้อย่างสะดวกรวดเร็ว
2) ทันเวลา (timeliness) ข้อมูลสารเทศต้องมีลักษณะเป็นปัจจุบันเสมอ สามารถปรับปรุงเปลี่ยนแปลงให้ท่วงทันเวลาและเหตุการณ์อยู่ตลอดเวลา นอกจากนี้ยังมีการบันทึกและจัดเก็บข้อมูลในอดีตที่ผ่านมาอย่างเป็นระบบให้เป็นหมวดหมู่ สามารถสืบค้นได้ง่าย สะดวก และรวดเร็ว
3) สอดคล้องกับงาน (relevance) ข้อมูลสารสนเทศต้องสอดคล้องและครอบคลุมกับงานที่กำลังดำเนินการอยู่ ไม่ใช่ข้อมูลอื่นที่ไม่เกี่ยวข้อง
4) สามารถตรวจสอบได้ (verifiable) ข้อมูลสารสนเทศที่ดีต้องสามารถตรวจสอบได้ว่าถูกต้อง น่าเชื่อถือหรือไม่ สามารถอ้างอิงและตรวจสอบได้
5) มีความสมบรูณ์ครบถ้วน (integrity) ข้อมูลสารสนเทศที่ดีจะต้องมีเนื้อหาสาระรวมถึงขั้นตอนและกระบวนการหรือวิธีการครอบคลุมการดำเนินงานโดยรวม
1.2.2 ชนิดของข้อมูล
ข้อมูลมีหลายชนิดขึ้นอยู่กับเกณฑ์ในการจำแนก ในที่นี้จำแนกข้อมูลตามลักกษณะการจัดเก็บซึ่งแบ่งออกเป็น 4 ชนิด คือ
1) ข้อมูลที่เป็นตัวเลข (Numeric type) ใช้ระบุความหมายของสิ่งต่าง ๆ ในเชิงปริมาณ เช่น ราคาสินค้า จำนวนสิ่งของ ความสูง โดยระบุเป็นตัวเลขเท่านั้น เช่น 15.75 (บาท) 1,750 (กล่อง) 175.3 (ซ.ม.) 10111000 (เลขฐานสอง เท่ากับ 184 ของเลขฐานสิบ) เป็นต้น
2) ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระ (Character type) ใช้บรรยายความหมายหรือแทนข้อมูลบางอย่าง เช่น รถยนต์ เกวียน น.ส . ศรีสมร เป็นต้น
3) ข้อมูลที่เป็นตัวอักษรเลข (Alphanumeric type) หมายถึงมีทั้งตัวอักษร ตัวเลข และตัวสัญลักษณ์พิเศษ (เช่น !,.?%$#@-+) ปนกัน ใช้บรรยายหรือสื่อความหมายต่างๆ ได้ตามแต่จะกำหนด เช่น A4 $500.00
4) ข้อมูลมัลติมีเดีย (multimedia) หรือสื่อประสม เช่น ภาพ เสียง ข้อความ ปนกัน เป็นต้น เป็นข้อมูลอีกประเภทหนึ่งที่กล่าวถึงกันมาก แต่ความจริงแล้วข้อมูลชนิดนี้ถูกจักเก็บในคอมพิวเตอร์ในรูปของข้อมูลประเภทใดประเภทหนึ่งในสามประเภทแรก
สรุปได้ว่า สารสนเทศ คือ ข้อมูลที่ถูกกลั่นกรองด้วยวิธีการต่าง ๆ เพื่อให้มีคุณค่าและมีความหมายต่อการประยุกต์ใช้งานสำหรับบุคคลหรือองค์กร สารสนเทศอาจอยู่ในรูปของภาพ แสง สี เสียง รูปร่าง รูปทรง ตัวเลข ตัวอักษรข้อความ ฯลฯ ผู้ใช้สามารถนำไปใช้ได้อย่างสะดวกสบายและรวดเร็ว ประโยชน์และคุณค่าของสารสนเทศจะนำไปสู่ “ความรู้” ที่มีประโยชน์ต่อไป
6.3 ความรู้ (Knowledge)
ความรู้ เป็นสภาวะทางสติปัญญาของมนุษย์ในการตีความสิ่งเร้าทั้งที่อยู่ภายในและภายนอกด้วยความเข้าใจสาระของเนื้อหา กระบวนการ และขั้นตอน อาจอยู่ในรูปของข้อมูลดิบหรือสารสนเทศระดับต่าง ๆ หรืออาจอยู่ในรูปของอารมณ์ความรู้สึกและเหตุผล คุณสมบัติของความรู้อาจให้ทั้งประโยชน์และโทษต่อตนเอง สังคม และสิ่งแวดล้อม ดังนั้นการใช้ความรู้ให้เป็นประโยชน์จำเป็นต้องกำกับด้วยสติปัญญา ทุกยุคทุกสมัยทั้งในอดีตปัจจุบันและอนาคต “ความรู้” มีความสำคัญต่อมนุษย์ สังคม และสิ่งแวดล้อมเสมอ มนุษย์ใช้ความรู้ในการแก้ปัญหา การสร้างสรรค์ผลงาน และการจัดการเกี่ยวกับสิ่งแวดล้อมแบบยั่งยืน เพื่อให้มนุษย์และประชาคมโลกได้อยู่ร่วมกันอย่างมีความสุขโดยทั่วหน้า อย่างไรก็ตามกระแสโลกาภิวัตน์ที่แผ่ขยายไปทั่วทุกมุมโลก นำพาความรู้และเทคนิคต่าง ๆ ทำให้สังคมยุคใหม่นี้ได้ชื่อว่า สังคมแห่งความรู้ (knowledge Society) โดยแสดงความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูล สารสนเทศ ความรู้ และกิจกรรมต่างๆ ทั้งฝ่ายผู้ผลิตข้อมูลและผู้บริโภคสารสนเทศจึงเป็นสิ่งที่น่าศึกษา เพื่อให้ทราบว่าเราจะสร้างองค์ความรู้จากข้อมูลและสารสนเทศอย่างไร
จากแผนภาพแสดงถึงแหล่งผลิตข้อมูล ซึ่งอาจเกิดจากธรรมชาติหรือกระบวนการที่มนุษย์สร้างขึ้น ข้อมูลอาจได้มาโดยการสร้าง การค้นพบ การรวบรวม และการจัดเก็บ เมื่อผ่านการประมวลแล้วก็จะกลายเป็นสารสนเทศ ซึ่งต้องมีการจัดการสารสนเทศ (Information Management) เช่น การจัดระบบสารสนเทศ การสื่อสาร การนำเสนอสารสนเทศ เพื่อสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ เมื่อนำสารสนเทศไปใช้งานก็จะเกิดองค์ความรู้ ซึ่งเป็นสุดยอดของประโยชน์ที่ได้จากระบบจัดการสารสนเทศการสร้างความรู้จากสารสนเทศจะต้องมีการแปรความ ประเมินผล จัดเก็บ และการนำสารสนเทศหลายรูปแบบมาผสมผสานกับความรู้ที่มีอยู่เดิม ทำให้เกิดองค์ความรู้ใหม่ ๆ ได้อีกมากมาย
ในรูปที่มีลูกศรเส้นทึบ แสดงว่าเมื่อมีการจัดการที่ดี ข้อมูลจะถูกแปรไปเป็นสารสนเทศและความรู้ ส่วนลูกศรเส้นประแสดงว่าเราอาจใช้ความรู้ย้อนไปสร้างสารสนเทศและข้อมูลใหม่ๆ ได้เช่นกัน วงรีสองวงที่ล้อมอยู่และทาบทับกันตรงกลาง แสดงว่ามีขอบเขตงานที่ทับซ้อนกัน คือ มีงานของฝ่ายผลิตข้อมูลและสารสนเทศ แ ละกลุ่มผู้บริโภคข้อมูลและสารสนเทศ กลุ่มผู้บริโภคเป็นผู้นำสารสนเทศไปใช้ให้เกิดความรู้ จึงเห็นได้ว่า สารสนทศเป็นสิ่งที่เกี่ยวข้องทั้งกลุ่มผู้ผลิตและผู้บริโภค ทั้งสองฝ่ายจึงต้องทำงานให้สอดคล้องและประสานกัน จึงจะเกิดคุณประโยชน์สูงสุด
6.4 การประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ
การสร้างสารสนเทศได้ต้องอาศัยกระบวนการรวบรวมและการประมวลผลโดยมีวิธีการจัดการดังนี้
6.4.1 ขั้นตอนการประมวลผลข้อมูล (Data processing steps) เนื่องจากข้อมูลในโลกนี้มีมากมายหลายชนิดดังกล่าวแล้ว การจะหาข้อมูลที่ดีได้ จะต้องมีการประมวลผลตามขั้นตอนต่าง ๆ ที่เหมาะสม ดังนี้
1) การรวบรวมข้อมูล (Data collection) หมายถึงการเก็บข้อมูลจำนวนมากจากแหล่งกำเนิด (capturing) มาทำการเข้ารหัส (Coding) ในรูปที่เหมาะสมต่อการจัดเก็บ และการบันทึก (recording) ในสื่อที่สามารถเก็บข้อมูลไว้ได้นาน ๆ เช่น จดบันทึกในกระดาษ รวบรวมแฟ้ม เก็บเข้าตู้ หรือบันทึกลงจานแม่เหล็กโดยระบบคอมพิวเตอร์ นอกจากนี้ ต้องทำการตรวจสอบแก้ไข (validating and editing) ข้อมูลที่ได้ก่อนนำไปเก็บ เพื่อให้ข้อมูลที่ครบถ้วน และถูกต้องแม่นยำอย่างแท้จริง
2) การบำรุงรักษาและประมวลผลข้อมูล (Data Maintenance Processing) เป็นกระบวนการเก็บรักษาข้อมูลไว้ให้ใช้ได้ตลอดไป ซึ่งอาจประกอบด้วยปรับปรุงข้อมูลให้ทันสมัยตลอดเวลา (updating) ทำการแยกประเภท (classifying) จัดเรียงข้อมูล (sorting) และคำนวณหาข้อมูลใหม่จากข้อมูลที่มีอยู่แล้ว (calculating) เพื่อให้ใช้งานได้หลากหลายมากขึ้น
3) การจัดการข้อมูล (Data Management) คือการสร้างระบบจัดการข้อมูลจำนวนมาก ให้สามารถนำมาใช้งานได้อย่างรวดเร็วทันเวลา ซึ่งประกอบด้วยการจัดเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลอย่างเป็นระบบ ทั้งแบบแฟ้มกระดาษหรือแฟ้มในคอมพิวเตอร์ การสร้างฐานข้อมูล คือระบบเก็บข้อมูลขนาดใหญ่ ที่มีการจัดระบบบำรุงรักษาไม่ให้ผิดเพี้ยนหรือสูญหาย และการสร้างระบบค้นหาข้อมูล (retrieving) อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถสืบค้นได้เร็ว และมีข้อมูลสะสมให้เลือกใช้มากมาย การจัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบ เริ่มต้นที่การสร้างฐานข้อมูล (Database) ซึ่งจะต้องออกแบบให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ปัจจุบันนี้มีซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมสำเร็จรูปที่สามารถจัดการข้อมูลที่อยู่ในฐานข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ เรียกว่า ระบบจัดการฐานข้อมูล (Database Management System) ซึ่งมีทั้งชนิดสำหรับฐานข้อมูลขนาดใหญ่ที่ใช้ร่วมกันทั้งองค์กร เช่น Oracle และชนิดสำหรับฐานข้อมูลขนาดเล็ก เช่น Microsoft Access เป็นต้น
4) การควบคุมข้อมูล (Data Control) เป็นการป้องกันรักษาข้อมูลที่จัดเก็บไว้แล้วให้ปลอดภัย ไม่ให้ข้อมูลที่มีค่าถูกขโมยไปใช้งานอย่างไม่ถูกต้อง รวมทั้งหามาตรการในการประกันข้อมูลความปลอดภัยของข้อมูล ให้ถูกต้องแม่นยำ ไม่มีการดัดแปลงแก้ไขอย่างผิด ๆ ทำความสมบูรณ์ถูกต้องของข้อมูลให้คงอยู่ตลอดไป
5) การสร้างสารสนเทศ (Information Generation) เป็นการตีความหมายของข้อมูลที่ได้มาแล้ว ค้นหาความหมายหรือความสำคัญที่มีคุณค่าของข้อมูลที่ได้โดยการนำไปประมวลผลด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง เช่น การคำนวณ การเรียงข้อมูล (sorting) การค้นหา (searching) และการแยกประเภท จากนั้นนำมาสรุป ตีความหมาย อธิบายความหมาย และรวบรวมเอาไว้ ซึ่งจะได้สิ่งที่เรียกว่า สารสนเทศ และจะต้องมีการจัดทำรายงานเกี่ยวกับสารสนเทศที่ค้นพบหรือที่สร้างขึ้น รวมทั้งทำการเผยแพร่ สื่อสารข้อมูลและสารสนเทศ ไปกับผู้ที่เกี่ยวข้อสนใจในคุณค่าของสารสนเทศนั้น เช่นนี้จึงจะเกิดประโยชน์ต่อมวลมนุษยชาติ
6.4.2 วิธีการเก็บข้อมูล (Data Collection Methods) ข้อมูลอาจเกิดขึ้นได้เองหรือ เกิดจากการสร้าง การทดลอง และการประมวลผลก็ได้ เมื่อต้องการได้ความรู้ หรือต้องการทราบความหมายหรือคุณค่าสิ่งใดสิ่งหนึ่ง เราต้องเก็บข้อมูลของสิ่งนั้น เพื่อนำมาประมวลผลให้เป็นสารสนเทศ วิธีการเก็บข้อมูลสามารถทำได้หลายวิธี ตัวอย่างเช่น การสำรวจด้วยแบบสอบถาม การสัมภาษณ์ผู้ที่เกี่ยวข้องหรือเป็นเจ้าของข้อมูล การนับจำนวน หรือวัดขนาดด้วยตนเอง หรือโดยใช้อุปกรณ์อัตโนมัติ
1) การสำรวจด้วยแบบสอบถาม ในการสำรวจข้อมูลความคิดเห็น อาจจำเป็นต้องทำแบบสอบถาม เพื่อให้ง่ายต่อการตอบและรวบรวมข้อมูล ดังตัวอย่าง แบบสอบถามความนิยมของผู้ใช้บริการสำนักวิทยบริการ ในแผนภาพด่านล่าง
2) การสัมภาษณ์ผู้ที่เกี่ยวข้อง หรือเป็นเจ้าของข้อมูล อาจใช้วิธีเก็บข้อมูลด้วยการแจกแบบสอบถามให้กับกลุ่มเป้าหมายที่เราต้องการทราบข้อมูล ผู้ตอบจะเขียนตอบหรือไม่ก็ได้ ในทางปฏิบัติพบว่าแบบสอบถามที่แจกไปจะได้รับตอบกลับมาเพียงประมาณ 10% เท่านั้น จึงเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพค่อนข้างต่ำ นอกจากนี้ในบางกรณีแบบสอบถามอาจไม่เหมาะสม เพราะคำถามบางคำถามไม่มีความชัดเจนเพียงพอ ผู้ตอบแต่ละคนอาจมีความเข้าใจไม่ตรงกัน การเก็บข้อมูลโดยวิธีสัมภาษณ์จะแก้ไขจุดบกพร่องเหล่านี้ได้ โดยผู้เก็บข้อมูลออกไปสัมภาษณ์แหล่งข่าว หรือแหล่งข้อมูลเอง หรือถ้าต้องการข้อมูลจำนวนมาก ก็จ้างคนหลาย ๆ คน ไปสัมภาษณ์ก็ได้ ซึ่งจะต้องเตรียมหัวข้อที่จะสัมภาษณ์ให้ดี ตรงเป้าหมายที่ต้องการให้มากที่สุด ในบางกรณีที่ถูกสัมภาษณ์ไม่เข้าใจคำถาม ผู้สัมภาษณ์ต้องสามารถอธิบายให้ชัดเจนได้
3) การนับจำนวนหรือวัดขนาดของตนเอง หรือโดยใช้อุปกรณ์อัตโนมัติ ข้อมูลบางอย่างจำเป็นต้องมีผู้ที่เกี่ยวข้องไปนับหรือวัดด้วยตนเอง เช่น จำนวนต้นไม้ในป่า ความสูงของต้นไม้ ความสูงของนักเรียน จำนวนปลาในบ่อเลี้ยงปลา เป็นต้น
ในการเก็บข้อมูลทางวิทยาศาสตร์ อาจต้องมีเครื่องมือวัดพิเศษเข้าช่วย เช่น เครื่องวัดความเข้มของแสง เครื่องวัดแรงดัน เครื่องวัดอุณหภูมิ เครื่องวัดความชื้น โดยเครื่องมือเหล่านี้ มีอุปกรณ์พิเศษ เป็นตัวรับรู้ปริมาณของสิ่งที่ต้องการวัด เรียกว่า ตัวตรวจจับสัญญาณ หรือ เซนเซอร์ (sensors) หรือทรานซดิวเซอร์ (transducers) อุปกรณ์เหล่านี้จะแปลงปริมาณความร้อน หรือความเข้มของแสง ออกมาเป็นพลังงานไฟฟ้า ซึ่งจะให้ค่าการวัดไฟฟ้า เช่น แรงดันไฟฟ้า ความต้านทานไฟฟ้า ที่สัมพันธ์กับค่าที่ต้องการวัด จากนั้นภายในเครื่องมือวัดก็จะมีสิ่งที่แปรผลที่ได้จากตัวจับสัญญาณออกมาเป็นตัวเลขหรือสิ่งอื่นที่มนุษย์เข้าใจความหมายได้ ตัวอย่างตัวตรวจจับสัญญาณ
แอลดีอาร์ (LDR-Light Dependent Resistor)
เป็นอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่เปลี่ยนความต้านทานของการไหลของกระแสไฟฟ้าตามความเข้มของแสง
โดยมีความต้านทานลดลงถ้าแสงมากขึ้น ถือว่าเป็นเซ็นเซอร์ที่ใช้เก็บข้อมูลความเข้มของแสง
เทอร์มิสเตอร์ (Thermistor)
เป็นอุปกรณ์อิกเล็กเทอร์นิกส์ที่เปลี่ยนความต้านทาน
ต่อการไหลของกระแสไฟฟ้าตามอุณหภูมนิยมใช้เก็บข้อมูลของอุณหภูมิ
ฟอสเซนเซอร์ (Force Sensor) และเพรสเซอร์เซนเซอร์(Pressure Sensor)
คือตัวตรวจจับแรงกดหรือความดันจากอากาศหรือน้ำ
ทำจากสารกึ่งตัวนำที่สร้างเป็นตัวต้านทานปิเอโซ ซึ่งจะเปลี่ยนความต้านทานเมื่อถูกกด
ตัวตรวจจับความชื้น (Humidity Sensor) มีวงจรรวมภายในตัว
ใช้ตรวจความชื้นโดยใช้หลักการของตัวเก็บประจุไฟฟ้า
เครื่องคอมพิวเตอร์และเครือข่ายสื่อสารข้อมูล หมายถึง คอมพิวเตอร์ที่เป็นเครื่องประมวลผลข้อมูล ซึ่งมีอยู่ 2 ประเภทด้วยกัน คือ
1. สถานีงาน (workstation) หมายถึงคอมพิวเตอร์ที่ใช้งาน ณ จุดที่จัดไว้ให้ผู้ใช้มาใช้ร่วมกันหรือจัดไว้ให้ผู้ใช้มาใช้ร่วมกัน หรือจัดไว้ที่โต๊ะทำงานของผู้ใช้แต่ละคน บางทีเรียกว่า คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล ( Personal Computer หรือเรียกย่อๆว่า PC ) หมายถึงคอมพิวเตอร์ที่ผู้ใช้ใช้ส่วนตัว มีหลายแบบ เช่น คอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ (Desktop Computer) ที่มีจอแสงคล้ายโทรทัศน์และเครื่องคอมพิวเตอร์ขนาดใกล้เคียงกับหนังสือสามารถนำติดตัวไปใช้ที่ใดก็ได้ เรียกว่า คอมพิวเตอร์โน๊ตบุค (Notebook Computer)
2. เครื่องบริการ (Server) เ ป็นเครื่องขนาดใหญ่ที่ใช้ร่วมกันหลายคนเป็นเครื่องที่ใช้เก็บฐานข้อมูลหรือโปรแกรมสำเร็จประยุกต์ (Application package) จำนวนมากที่สามารถใช้ร่วมกันโดยการสั่งงานด้วยคอมพิวเตอร์ เครื่องบริการจะมีโปรแกรมควบคุมการทำงานซึ่งเรียกว่า ระบบปฏิบัติการเครือข่าย ที่มีระบบการทำงานและชื่อเครื่องหมายการค้าแตกต่างกัน ที่นิยมกันมากในขณะนี้ได้แก่ Linux Server, UNIX server, Windows NT server, Windows 2000 Server
เครือข่ายสื่อสารข้อมูล คือ เครือข่ายคอมพิวเตอร์ซึ่งใช้เชื่อมโยงคอมพิวเตอร์ที่เกี่ยวข้องกันให้สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันหรือแลกเปลี่ยนกันได้ โดยใช้สายสื่อสารข้อมูลที่ทำจากทองแดงหรือเส้นใยแก้วนำแสง นิยมแบ่งเครือข่ายตามขนาดพื้นที่และจำนวนเครื่องที่ใช้งาน ได้แก่
1. แลน (LAN = Local Area Network) คือเครือข่ายบริเวณเฉพาะที่ จำกัดเขตเฉพาะภายในบริเวณอาคารหรือกลุ่มอาคารที่อยู่ใกล้กัน เนื่องจากข้อจำกัดของตัวกลางที่ใช้ส่งข้อมูล เช่น ภายในรั้วโรงเรียนหรือมหาวิทยาลัย เป็นต้น
2. แวน (WAN = Wide Area Network) คือเครือข่ายบริเวณกว้าง ระยะทางมากกว่า 10 กิโลเมตรขึ้นไปจนมากกว่าหลายพันกิโลเมตร ปกติเชื่อมโยงด้วยระบบสื่อสารสาธารณะ เช่น สายโทรศัพท์ เครือข่ายเส้นใยแก้วนำแสง หรือเครือข่ายสัญญาณดาวเทียม เป็นต้น
3. อินเทอร์เน็ต (Internet) คือเครือข่ายขนาดใหญ่ ประกอบด้วยเครือข่ายแวนจำนวนมาก ซึ่งครอบคลุมพื้นที่กว้างไกลทั่วโลก
2. ระบบสารสนเทศ
ระบบสารสนเทศเป็นงานที่ต้องใช้ส่วนประกอบหลายอย่าง ในการทำให้เกิดเป็นกลไกในการนำข้อมูลมาใช้ให้เกิดประโยชน์ได้
นักเรียนลองนึกดูว่า ถ้าต้องการประมวลผลรายงานการเรียนของนักเรียนได้อย่าง ถูกต้อง รวดเร็ว ทันการ ระบบการจัดการสารสนเทศนั้น เกี่ยวข้องกับอะไรบ้าง ประการแรกคือ บุคลากรหรืออาจารย์ประจำชั้นที่เป็นผู้รับผิดชอบ หรืออาจารย์ผู้สอนแต่ละรายวิชา ประการที่สอง คือ หากมีการบันทึก ข้อมูลก็ต้องมีขั้นตอนการปฏิบัติงานของอาจารย์เป็นขั้นตอนที่กำหนดไว้ว่าจะต้องทำอะไรบ้าง เมื่อไร อย่างไร ประการที่สาม คือ เครื่องคอมพิวเตอร์ เป็นเครื่องช่วยให้การทำงานให้ผลรวดเร็ว และคำนวณได้แม่นยำถูกต้อง ประการที่สี่ คือ ซอฟต์แวร์ที่ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ช่วยทำให้คอมพิวเตอร์ทำงาน ตามที่ต้องการได้ ประการสุดท้ายคือ ตัวข้อมูลที่เป็นเสมือนวัตถุดิบที่จะได้รับการเปลี่ยนแปลงให้เป็นสารสนเทศตามที่ต้องการ
ส่วนประกอบที่สำคัญของระบบสารสนเทศมี 5 ส่วนคือ
1. ฮาร์ดแวร์(เครื่องจักรอุปกรณ)์
2. ซอฟต์แวร์
3. ข้อมูล
4. บุคลากร
1. ฮาร์ดแวร์(เครื่องจักรอุปกรณ)์
2. ซอฟต์แวร์
3. ข้อมูล
4. บุคลากร
3.
ส่วนประกอบทั้งห้าส่วนนี้ทำให้เกิดสารสนเทศได้ หากขาดส่วนประกอบใด หรือส่วนประกอบใดไม่สมบูรณ์ ก็อาจทำให้ระบบสารสนเทศ ไม่สมบูรณ์ เช่น ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ไม่เหมาะสมกับงาน ก็จะทำให้งานล่าช้า ไม่ทันต่อการใช้งาน การดำเนินการระบบสารสนเทศจึงต้องให้ความสำคัญ กับส่วนประกอบทั้งห้านี้
บุคลากร เป็นส่วนประกอบที่สำคัญ เพราะบุคลากรที่มีความรู้ ความสามารถ และเข้าใจวิธีการให้ได้มาซึ่งสารสนเทศ จะเป็นผู้ดำเนินการ ในการทำงานทั้งหมด บุคลากรจึงต้องมีความรู้ความเข้าใจในการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ บุคลากรภายในองค์กรเป็นส่วนประกอบที่จะทำให้เกิด ระบบสารสนเทศด้วยกันทุกคน เช่น ร้านขายสินค้าแห่งหนึ่ง บุคลากรที่ดำเนินการในร้านค้าทุกคน ตั้งแต่ผู้จัดการถึงพนักงานขาย เป็นส่วนประกอบที่จะทำให้เกิดสารสนเทศได้
ขั้นตอนการปฏิบัติ เป็นระเบียบวิธีการปฏิบัติงานในการจัดเก็บรักษาข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่จะทำให้เป็นสารสนเทศได้ เช่น กำหนดให้ มีการป้อนข้อมูลทุกวัน ป้อนข้อมูลให้ทันตามกำหนดเวลา มีการแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้องอยู่เสมอ กำหนดเวลาในการประมวลผล การทำรายงาน การดำเนินการ ต่าง ๆ ต้องมีขั้นตอน หากขั้นตอนใดมีปัญหาระบบก็จะมีปัญหาด้วย เพราะทุกขั้นตอนมีผลต่อระบบสารสนเทศ
เครื่องคอมพิวเตอร์ เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการจัดการสารสนเทศ คอมพิวเตอร์ช่วยประมวลผล คัดเลือก คำนวณ หรือพิมพ์รายงาน ผลตามที่ต้องการ คอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์ที่ทำงานได้รวดเร็ว มีความแม่นยำในการทำงาน และทำงานได้ต่อเนื่อง คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่าง ๆ จึงเป็นองค์ประกอบหนึ่งของระบบสารสนเทศ
ซอฟต์แวร์ คือลำดับขั้นตอนคำสั่งให้เครื่องคอมพิวเตอร์ ทำงานตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้ ซอฟต์แวร์ จึงหมายถึงชุดคำสั่งที่เรียง เป็นลำดับขั้นตอนสั่งให้คอมพิวเตอร์ทำงานตามต้องการ และประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ
ข้อมูล เป็นวัตถุดิบที่ทำให้เกิดสารสนเทศ ข้อมูลที่เป็นวัตถุดิบจะต่างกัน ขึ้นกับสารสนเทศที่ต้องการ เช่น ในสถานศึกษามักจะต้องการ สารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนักเรียน ข้อมูลผลการเรียน ข้อมูลอาจารย์ ข้อมูลการใช้จ่ายต่าง ๆ ข้อมูลเป็นสิ่งที่สำคัญประการหนึ่งที่มีบทบาทต่อการให้เกิด สารสนเทศ
บุคลากร เป็นส่วนประกอบที่สำคัญ เพราะบุคลากรที่มีความรู้ ความสามารถ และเข้าใจวิธีการให้ได้มาซึ่งสารสนเทศ จะเป็นผู้ดำเนินการ ในการทำงานทั้งหมด บุคลากรจึงต้องมีความรู้ความเข้าใจในการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ บุคลากรภายในองค์กรเป็นส่วนประกอบที่จะทำให้เกิด ระบบสารสนเทศด้วยกันทุกคน เช่น ร้านขายสินค้าแห่งหนึ่ง บุคลากรที่ดำเนินการในร้านค้าทุกคน ตั้งแต่ผู้จัดการถึงพนักงานขาย เป็นส่วนประกอบที่จะทำให้เกิดสารสนเทศได้
ขั้นตอนการปฏิบัติ เป็นระเบียบวิธีการปฏิบัติงานในการจัดเก็บรักษาข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่จะทำให้เป็นสารสนเทศได้ เช่น กำหนดให้ มีการป้อนข้อมูลทุกวัน ป้อนข้อมูลให้ทันตามกำหนดเวลา มีการแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้องอยู่เสมอ กำหนดเวลาในการประมวลผล การทำรายงาน การดำเนินการ ต่าง ๆ ต้องมีขั้นตอน หากขั้นตอนใดมีปัญหาระบบก็จะมีปัญหาด้วย เพราะทุกขั้นตอนมีผลต่อระบบสารสนเทศ
เครื่องคอมพิวเตอร์ เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการจัดการสารสนเทศ คอมพิวเตอร์ช่วยประมวลผล คัดเลือก คำนวณ หรือพิมพ์รายงาน ผลตามที่ต้องการ คอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์ที่ทำงานได้รวดเร็ว มีความแม่นยำในการทำงาน และทำงานได้ต่อเนื่อง คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่าง ๆ จึงเป็นองค์ประกอบหนึ่งของระบบสารสนเทศ
ซอฟต์แวร์ คือลำดับขั้นตอนคำสั่งให้เครื่องคอมพิวเตอร์ ทำงานตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้ ซอฟต์แวร์ จึงหมายถึงชุดคำสั่งที่เรียง เป็นลำดับขั้นตอนสั่งให้คอมพิวเตอร์ทำงานตามต้องการ และประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ
ข้อมูล เป็นวัตถุดิบที่ทำให้เกิดสารสนเทศ ข้อมูลที่เป็นวัตถุดิบจะต่างกัน ขึ้นกับสารสนเทศที่ต้องการ เช่น ในสถานศึกษามักจะต้องการ สารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนักเรียน ข้อมูลผลการเรียน ข้อมูลอาจารย์ ข้อมูลการใช้จ่ายต่าง ๆ ข้อมูลเป็นสิ่งที่สำคัญประการหนึ่งที่มีบทบาทต่อการให้เกิด สารสนเทศ
องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ
องค์ประกอบของระบบสารสนเทศซึ่งเป็นระบบสนับสนุนการบริหารงาน การจัดการ และการปฏิบัติการของบุคคล ไม่ว่าจะเป็นระดับบุคคล ระดับกลุ่มหรือระดับองค์การไม่ใช่มีเพียงเครื่องคอมพิวเตอร์เท่านั้น แต่ยังมีองค์ประกอบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับความสำเร็จของระบบอีกรวมเป็น 5 องค์ประกอบ ซึ่งจะขาดองค์ประกอบใดไม่ได้คือ ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ข้อมูล บุคลากร และขั้นตอนการปฏิบัติงาน
จากความสำคัญของสารสนเทศ และการหาหนทางที่จะใช้เทคโนโลยีในการจัดการสารสนเทศ ใน พ.ศ.2538 รัฐบาลไทยประกาศ อย่างเป็นทางการให้เป็นปีแห่งเทคโนโลยีสารสนเทศไทย รัฐบาลได้เห็นความสำคัญของระบบข้อมูล ซึ่งมีเทคโนโลยีทาง ด้านคอมพิวเตอร์ และระบบสื่อสารเป็นตัวนำ และมีบทบาทสำคัญในการพัฒนาและผลักดัน ให้เกิดการใช้ ทรัพยากรของประเทศ อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งในด้านทรัพยากรณ์มนุษย์ วัสดุอุปกรณ์ และเวลา ให้มี ประสิทธิภาพสูงสุด รัฐบาลได้ลงทุน โครงการพื้นฐาน ทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นจำนวนมาก เช่น การขยาย ระบบโทรศัพท์ การขยาย เครือข่ายสื่อสาร การสร้างระบบฐานข้อมูล ทะเบียนราษฎร์ และระบบการจัดเก็บภาษี และ ศุลกากรด้วยคอมพิวเตอร์ ไม่เพียงแต่ประเทศไทยเท่านั้น ที่ .ให้ความสำคัญเรื่อง เทคโนโลยีสารสนเทศ หลาย ประเทศทั่วโลกก็ได้ให้ความสำคัญเช่นกัน และแต่ละประเทศได้ลงทุนทางด้านนี้ไปเป็นจำนวนมาก ทั้งนี้เพราะ ข้อมูล เป็นกลไกสำคัญในเชิงรุก เพื่อพัฒนาประเทศชาติ สามารถแข่งขันในระดับสากลได้ อีกทั้งยัง เพิ่มคุณภาพชีวิต กระจายความเจริญสู่ชนบท และสร้างความเสมอภาค ในสังคม สังคมความเป็นอยู่และการทำงานข้องมนุษย์มีการรวมกลุ่ม เป็นประเทศ การจัดองค์การ เป็นหน่วยงานของรัฐบาลและเอกชน และภายในองค์การต้องมีการแบ่งย่อยกันเป็นกลุ่ม เป็นแผนก เป็นหน่วยงาน ภายในหน่วยงานย่อย ก็มีระดับบุคคล การทำงาน ในระบบองค์การหนึ่ง ๆ จะมีความซับซ้อนพอควร ตัวอย่าง เช่น องค์การระดับโรงเรียน ตั้งแต่นักเรียนมอบตัว เข้าเป็น นักเรียนของ โรงเรียนจะมีการเก็บบันทึกข้อมูลประวัติต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับตัวนักเรียน เมื่อลงทะเบียน เรียนวิชาต่าง ๆ ก็มี การบันทึก เก็บข้อมูล มีการชำระเงินค่าลงทะเบียน มีการายงานผลการเรียน องค์การระดับโรงเรียน จึงมีข้อมูล มากมาย เกี่ยวข้องกับนักเรียน วิชาเรียน การเงิน วัสดุ อุปกรณ์ ตลอดจนสิ่งแวดล้อมต่าง ๆ ที่อยู่ในโรงเรียน เช่น อาคารสถานที่ และส่วนที่เชื่อมโยงกับหน่วงงานอื่นในระดับกรม และกระทรวงที่ดูแลโรงเรียนอีกด้วย ในองค์การเอกชนหรือบริษัท ไม่ว่าจะเป็นองค์การเล็กหรือใหญ่ก็ต้องเกี่ยวข้องกับสารสนเทศด้วยกันทั้งนั้น เกี่ยวข้องกับข้อมูล สินค้า ลูกค้า การค้าขาย การผลิต การว่าจ้าง และการเงิน เป็นต้น เมื่อพิจารณาระบบสารสนเทศที่เกี่ยวข้องในองค์การพอที่จะแบ่งการจัดการสารสนเทศขององค์การได้ตามจำนวนคนที่เกี่ยวข้อง ตามรูปแบบการรวมกลุ่มขององค์การได้ 3 ระดับ คือ ระบบสารสนเทศระดับบุคคล ระบบสารสนเทศระดับกลุ่ม และระบบสารสนเทศระดับองค์การ องค์ประกอบของสารสนเทศ |
